WMFr site visit report - septembre 2017/fr

Contexte

En mai 2017, le Comité d’Attribution des Fonds (Funds Dissemination Committee - FDC) a publié une recommandation concernant un Plan Annuel de Dotation (Annual Plan Grant - APG) en faveur de Wikimedia France (WMFR). Le FDC a préconisé l’attribution d’une dotation égale à 50 % du montant sollicité par WMFR et fait part d’un certain nombre de préoccupations significatives concernant la gouvernance et d’autres activités de WMFR. Le Conseil d’Administration de la Fondation Wikimedia (WMF) a rejeté le recours de WMFR et approuvé la recommandation du FDC mi-juin, en demandant à ce que la Fondation, par l’intermédiaire de sa Directrice Exécutive, détermine et rende compte des progrès enregistrés par WMFR pour résoudre les points soulevés par le FDC. En particulier, le Conseil d’Administration a demandé à la Directrice Exécutive de la Fondation de veiller à ce que les pratiques financières et de gouvernance soient conformes aux meilleures pratiques. Les points concernés ont été intégrés à l’accord de dotation (grant agreement) entre WMF et WMFR, lequel a été signé par le chapitre.

Le personnel de la Fondation s’est rapproché de la direction de WMFR, qui l’a accepté et s’est engagée à coopérer avec la délégation du personnel de WMF qui a mené une visite du site auprès du chapitre les 25 et 26 juillet. L’équipe, dirigée par Katy Love, se composait de Winifred Olliff, James Baldwin et Stephen LaPorte. Cette équipe a rencontré le personnel et les administrateurs de WMFR et a organisé une réunion avec des membres de la communauté.

La délégation de WMF détaille ci-après les constatations de sa visite du site, qui incluent des points positifs comme d’importantes préoccupations. Le présent rapport a pour objectif de consigner les observations de l’équipe chargée de la visite du site et d’en faire état au conseil d’administration de WMFR. WMF ne rendra ce rapport public qu’avec l’accord de WMFR.

Constatations

Programmes : WMFR dispose d’un potentiel considérable pour avoir un impact localement

Le personnel du programme de WMFR fournit un bon travail, apprécié par la communauté et dispose du potentiel nécessaire pour apporter d’importantes contributions au mouvement, comme il l’a du reste fait par le passé.
Plusieurs programmes de WMFR ont le potentiel nécessaire pour contribuer à la diversité de notre mouvement (diversité de genres, diversité linguistique, diversité socioéconomique, diversité de capacités), notamment le développement des MOOC (qui ont déjà commencé à porter leurs fruits en élargissant le pôle de contributeurs, notamment à des femmes et autres personnes qui n’ont peut-être pas le temps nécessaire pour devenir super contributeurs) et Lingua Libre (qui peut s’appliquer dans de nombreux contextes pour aider les personnes travaillant avec des langues minoritaires et la langue des signes).
Les programmes de WMFR sont conçus pour mener à bien des activités dans des contextes locaux, ce qui crée de nombreuses opportunités d’apprentissage et de résultats positifs. À titre d’exemple, les initiatives « heritage » comprennent des activités de type « Wiki Loves » (Wiki Aime) qui nécessitent des partenariats avec des exécutifs locaux, lesquels peuvent être à l’origine d’avantages réciproques pour les localités et pour Wikimedia. Des outils tels que Ma Commune Wikipedia, développé par un membre du personnel, peuvent être utilisés pour renforcer ces efforts en identifiant et visualisant certaines lacunes de contenus et en aidant des contributeurs à intégrer ces contenus dans leurs flux d’activités, contributions qui peuvent être adaptées par d’autres personnes du mouvement intéressées par des activités similaires.
Toutefois, les relations entre la direction de WMFR et les groupes locaux sont tendues du fait de conflits liés à la direction du chapitre et à des problèmes de communication entre le chapitre et ces groupes ou la communauté plus large : plusieurs représentants de groupes locaux ont démissionné et un groupe local a expressément déclaré son indépendance de WMFR. Cet événement pourrait porter préjudice au développement de certains programmes.
WMF a entendu de certains membres de la communauté qu’ils ressentaient le besoin d’être soutenus par le chapitre en France dans le cadre de leurs opérations bénévoles et que le chapitre apportait toujours une certaine valeur ajoutée même si les mêmes membres de la communauté expriment leurs préoccupations concernant la gouvernance du chapitre ou certaines de ses activités. Certains avantages qu’une entité organisée et dotée d’un personnel rémunéré peut fournir à des bénévoles et des groupes locaux pourraient difficilement être obtenus seuls. Points importants identifiés : (1) remboursement des frais des bénévoles pour les activités qui contribuent au projet Wikimedia ; (2) discussions avec les institutions partenaires en France, dans la mesure où de nombreux partenaires souhaitent une relation de travail formelle ; (3) embauche et management du personnel salarié, lorsque cela est approprié, pour diriger les programmes appréciés par la communauté.

Aspect financier : WMFR a de bonnes pratiques en place

D’après la description des procédures et pratiques de WMFR, WMFR a mis en place de bonnes pratiques financières et comptables pour une organisation de cette dimension, sous réserve des exceptions mentionnées ci-après. La revue des aspects financiers n’incluait aucun test de ces procédures (la revue des aspects financiers réalisée par WMF ne constituait pas un audit officiel, ce que nous tenons à souligner pour éviter toute ambiguïté.)
Le personnel de WMFR prépare un budget annuel qui est visé et approuvé par le conseil d’administration du chapitre. WMFR contrôle les résultats financiers par rapport au budget chaque trimestre, avec le personnel de direction et le conseil d’administration, et procède à des ajustements des prévisions de dépenses au regard de ces résultats. Toutefois, le budget n’est généralement pas modifié en fonction des résultats. Cette année, en réponse aux recommandations du FDC d’allouer à WMFR 50 % de sa demande, WMFR est en train de procéder à une modification de son budget à titre exceptionnel. Le budget est établi par le directeur adjoint qui dispose de la plupart des fonctions de gestion financière.
WMFR dispose d’une délégation des pouvoirs financiers bien définie et d’une répartition des tâches adaptée.
WMFR a toujours été en mesure de lever des fonds, séparément des allocations de WMF. WMFR a provisionné une solide réserve d’exploitation, égale approximativement à la moitié de son budget annuel.
WMFR a connu quelques légers déficits budgétaires annuels ces dernières années, les dépenses ayant été supérieures aux revenus.
WMFR a également développé une relation de travail positive avec un cabinet comptable externe qui contrôle ses états financiers et déclarations fiscales et lui fournit d’autres conseils financiers.
Les états financiers de WMFR sont contrôlés chaque année par un commissaire aux comptes local indépendant.
WMFR a fait l’objet d’audits financiers annuels par l’autorité française de contrôle des associations à but non lucratif et a volontairement fait l’objet d’un audit indépendant de ses procédures de gestion financière par l’école de commerce ESSEC en 2015.

Gouvernance : WMFR s’est engagée à réaliser un audit de sa gouvernance

WMFR s’est engagée à collaborer dans le cadre de l’audit indépendant de son mode de gouvernance approuvé par le Conseil d’Administration de WMF et requis dans le cadre de l’accord de dotation conclu avec WMF. Le chapitre a désigné deux administrateurs, Samuel Le Goff (Président) et Marie-Alice Mathis (Vice-Président) pour diriger le projet d’audit de gouvernance du chapitre. Cet audit couvrira au minimum les points recommandés par le FDC : les procédures d’orientation et de rétention des membres du conseil d’administration ; les politiques internes relatives au conseil d’administration et à l’organisation, y compris la révocation des administrateurs et la gestion des conflits d’intérêt ; et le bien-fondé du modèle de dotation en personnel. L’étendue de l’audit de gouvernance peut prendre en compte des évolutions à venir dans un futur proche, par exemple, lors de la désignation des nouveaux administrateurs du chapitre.
L’audit de gouvernance devrait démarrer en septembre, à la fin des vacances d’août en France, avec la proposition par la Fondation Wikimedia de confier cette mission à un consultant. WMFR prendra en charge le coût de cet audit. Compte tenu du probable changement de sièges au conseil d’administration l’an prochain (abordé ci-après), il conviendra de veiller à ce que cet audit soit valablement mis en œuvre.

Principales préoccupations

Préoccupation : Communication agressive de la communauté Wikimedia à l’égard de WMFR

WMFR a fait état de son sentiment selon lequel certaines communications des membres de la communauté Wikimedia étaient abusivement agressives, voire inappropriées ou possiblement constitutives de cas de harcèlement.
La Directrice Exécutive de WMFR a expliqué que, selon elle, le chapitre devait prendre certaines mesures, notamment la modération de la liste de diffusion du chapitre, afin de protéger le personnel contre des commentaires qui, selon elle, pourraient créer un environnement de travail malsain.
WMFR a demandé le soutien de WMF dans le cadre de la promotion d’échanges respectueux entre les membres de la communauté Wikimedia et la protection de ses salariés contre d’éventuels cas de harcèlement de la part de la communauté Wikimedia. WMF et et WMFR s’accordent sur le fait que la protection et la supervision des salariés du chapitre relèvent de la seule responsabilité de celui-ci, qui est leur employeur.

Préoccupation : Direction générale faible

WMF a entendu dire de plusieurs sources anonymes que les canaux de communication n’étaient pas appropriés entre le conseil d’administration et le personnel non dirigeant de l’association pour régler les importants problèmes de gestion. En particulier, compte tenu des vives préoccupations suscitées par le management du chapitre et le traitement de son personnel, le manque de communication empêche le conseil d’évaluer pleinement et objectivement les résultats de la direction.
WMF a entendu d’autres préoccupations liées à la performance de la direction, notamment une stratégie inadaptée et une apparence de favoritisme (par exemple, la promotion au poste de Directeur Adjoint du mari de la Directrice Exécutive).

Préoccupation : Viabilité du conseil d’administration de WMFR

Même avec de bonnes pratiques comptables et un personnel compétent au niveau des programmes, ce qui est avéré dans le cas présent, il ne sera pas possible de diriger un chapitre sans un conseil d’administration stable et engagé.
WMFR devra faire face à d’importantes transitions de leadership au cours des six prochains mois, après avoir déjà connu une autre période importante de transitions. Le conseil d’administration de WMFR a perdu cinq membres (Manuel, Pierre-Selim, Jean-Fred, Caroline, Guillaume) ces cinq derniers mois. Six administrateurs seront élus lors de l’assemblée générale de Septembre (dont 4 sièges provisoires), puis six autres lors de l’assemblée générale d’Octobre. Quatre mandats d’administrateurs en exercice (Emeric, Edouard, Florence, Florian) expireront en octobre 2017, et deux en octobre 2018, bien que ces derniers pourraient envisager une démission anticipée. Samuel a confiance dans le fait que des membres qualifiés de la communauté se présenteront.
WMFR a demandé à WMF de décourager la candidature de membres de la communauté « inappropriés » (perturbateurs).
Le nombre significatif de transitions au conseil d’administration est problématique car WMFR va perdre de précieuses connaissances historiques, devra consacrer du temps à la prise de fonction des nouveaux membres et aux départs des anciens, et devra enfin veiller à ce que les nouveaux puissent poursuivre les projets dont l’horizon dépasse l’année à venir.
WMF est préoccupée par l’incertitude quant au nombre suffisant de personnes de cette communauté désireuses de se présenter au conseil et dotées des compétences et du dévouement nécessaires pour accompagner l’organisation dans le cadre d’une transition difficile.
Le conseil d’administration de WMFR a besoin de personnes expérimentées, dotées d’un savoir-faire pertinent pour régler certaines des importantes préoccupations de l’organisation, ainsi que de personnalités dotées d’un capital social au sein de la communauté. L’ensemble des conseils d’administration du mouvement Wikimedia luttent afin de constituer un vivier de leaders et de s’assurer que les nouveaux administrateurs sont à même de relever les importants défis qui se présentent à eux. C’est un aspect sur lequel les organisations les plus performantes travaillent très dur.

Préoccupation : Usage abusif et parfois inadapté des menaces d’actions en justice de la part de WMFR

Nous avons observé que WMFR avait tendance à menacer le public d’actions en justice dans le but de le décourager de participer et, en particulier, de critiquer et de s’engager positivement en tant que membres de la communauté. Ces menaces se sont prétendument fondées sur des accords de confidentialité ou des clauses de non-dénigrement contenues dans des contrats avec d’actuels ou anciens salariés ou administrateurs. Il nous a été rapporté que, selon les cas, ces menaces étaient tantôt écrites tantôt verbales. Parfois, ces menaces ont été proférées au motif qu’une critique faite ou envisagée par une personne constituerait une forme de calomnie ou de diffamation judiciairement condamnable. Les menaces d’actions en justice proférées à l’encontre de ces personnes ont eu un effet paralysant et ont propagé l’idée selon laquelle WMFR serait procédurière et n’hésiterait pas à user des voies légales pour faire taire toute forme de critique constructive. Sans porter de jugement concernant l’opposabilité et l’applicabilité des obligations contractuelles ou des dispositions légales en matière de diffamation, ou des obligations de confidentialité, par leur nombre et les contextes dans lesquels celles-ci ont été proférées, ces menaces semblent, de toute évidence, non seulement contraires aux valeurs de Wikimedia mais être, a contrario, destinées à actionner le levier de la crainte judiciaire comme principal mode de contrôle des opposants (réels ou supposés) à la manière dont le chapitre a été dirigé et, plus globalement, à étouffer toute forme de dissidence.
Selon WMFR, ces mesures ont été prises pour protéger le personnel contre certains abus. Cependant, il convient de contrebalancer ces mesures avec les valeurs de transparence, de responsabilité et de tolérance à l’égard de la diversité des points de vue (y compris critiques) de Wikimedia, ainsi qu’avec les mécanismes privilégiés par le conseil d’administration pour gérer les opinions dissidentes parmi ses propres membres, ainsi qu’au sein du personnel et des membres de la communauté.

Préoccupation : WMFR n’autorise pas un dialogue interne ouvert

Il y a quelques semaines, le conseil d’administration de WMFR a suspendu ses communications via sa liste de diffusion (« pendant dix jours »). Plus de dix jours après, l’organisation n’avait toujours par rouvert cette liste. Les administrateurs ont expliqué que, selon eux, la clôture de la liste permettrait de calmer la situation et de protéger les salariés en les empêchant de recevoir des messages blessants.
Le conseil d’administration nous a indiqué que près de 10-11 adhésions en renouvellement sur 172, avaient été rejetées par le conseil. Ces refus de renouvellement d’adhésion ont coïncidé avec les critiques faites par ces membres à l’égard du chapitre, ce qui semble indiquer que cette mesure a constitué une tentative délibérée de faire taire toute critique.

Préoccupation : Nécessité de faire des progrès en matière financière

Fonds de dotation

WMFR s’est rapprochée de plusieurs donateurs institutionnels potentiels pour évaluer leur intérêt pour créer un éventuel « fonds de dotation », propre au droit français, qui, d’après la compréhension du personnel de WMF, serait une entité autonome. WMFR a également abordé ce sujet avec les parties prenantes lors de la session du week-end stratégique du chapitre, début 2017.
WMFR n’a pas encore défini la structure de gouvernance ou de prise de décisions de la nouvelle entité ; son affiliation à WMFR, WMF ou aux projets Wikimedia ; ni l’utilisation des marques Wikimedia. Le chapitre n’est pas autorisé à concéder en licence ou sous-licence les marques de Wikimedia de sorte que tout lien entre le fonds de dotation et Wikimedia nécessiterait un accord préalable.

Comptabilité des dépenses financées par APG

WMFR ne dispose pas de systèmes comptables capables de suivre les dépenses par source de financement (comptabilité des fonds). Il s’agit d’une obligation pour les bénéficiaires de plans annuels de dotation. WMFR doit maintenir une comptabilité distincte pour les dépenses faites à partir des subventions. De même, il est impératif qu’aucune activité de lobbying ou politique ne soit financée par les fonds des plans annuels de dotation, y compris sur le temps de travail du personnel. WMFR exerce une part significative d’activités de lobbying et politiques. WMFR n’est actuellement pas en mesure de démontrer que les activités de lobbying sont financées par d’autres sources de revenu, ni que le temps de travail du personnel est suivi pour s’assurer que celui-ci n’est pas rémunéré à partir des fonds des plans de dotation annuels. WMFR doit mettre en place une comptabilité des fonds pour être en conformité avec l’accord de dotation.

Transactions historiques entre WMF et WMFR

En 2015, WMFR a contacté WMF pour régler les sommes dues par WMFR au cours des 5 années précédentes. Ces dettes comprenaient des montants dus au titre d’accords de levée de fonds (accords de revenus partagés) et de subventions du FDC.
Au titre des accords de levée de fonds, WMFR a perçu toutes les donations au comptant faites au cours des périodes concernées. WMFR était tenue de rendre compte des revenus liés à la levée de fonds à WMF et de reverser la part des donations de WMF conformément à l’accord de levée de fonds en question. WMF s’est fondée sur la communication des revenus telle qu’effectuée par WMFR pour déterminer la part de donations de chaque partie, comptabiliser cette transaction financière de manière appropriée, et en assurer un contrôle financier…
WMFR a, à l’origine, indiqué qu’elle devait 504 382 € à WMF dans un courriel d’Emeric Vallespi en date du 11 mai 2015. Dans un courriel ultérieur, Emeric Vallespi a prétendu qu’il y avait une erreur et que le montant réellement dû à WMF s’élevait à 164 109 €. WMFR a fourni une synthèse consolidée des transactions conclues en France entre WMFR et WMF qui ne couvrait pas l’ensemble des transactions et ne coïncidait pas avec les registres de WMF pour cette période. WMF a demandé des explications concernant cette synthèse, en vain. De plus, la synthèse consolidée semble avoir intégré des informations financières qui auraient rendu compte de manière incorrecte les véritables transactions entre WMFR et WMF. Par conséquent, la comptabilité de ces transactions est restée en suspens de sorte qu’une somme de WMFR continue peut-être d’être due. Malgré l’absence d’explication de WMFR, WMF a toutefois confirmé, en date du 10 septembre 2015, qu’aucune somme n’était due par WMFR.
Lors de la visite sur site, WMF a consulté cette synthèse avec le Président du conseil d’administration, le Directeur Adjoint et le cabinet comptable extérieur de WMFR. WMFR n’a fourni aucune explication. Cependant, l’expert comptable a accepté d’étudier ce point et de fournir des précisions. WMF sollicite des informations financières spécifiques de la part de WMFR afin d’apprécier l’exactitude des données financières communiquées le 11 mai 2015 et déterminer l’éventuel impact financier sur WMF et WMFR.

Préoccupation : Communication insatisfaisante et incapacité à informer des changements de personnel clé

Lors de la démission des administrateurs et du personnel, WMFR n’en a pas informé WMF suffisamment à temps. WMFR a expliqué qu’elle était soumise à des engagements de confidentialité, ce qui est contraire à la nature et au calendrier des autres communications données dans ce contexte. WMFR doit s’assurer que ses accords de confidentialité avec les administrateurs et personnel démissionnaires n’empêchent pas le chapitre de se conformer à ses engagements d’information de WMF dans les délais requis, tel que prévu par l’accord de dotation.
Selon WMFR, sa relation avec WMF a été tendue du fait de certaines activités de levée de fonds. WMFR a expliqué qu’il y avait confusion chez les donateurs concernant la différence entre WMF et WMFR. WMF et WMFR doivent mieux se coordonner sur les campagnes de levée de fonds pour s’assurer que toutes les communications destinées aux donateurs ont des effets positifs sur le mouvement Wikimedia et ne sont pas source de confusion ou ne favorisent pas une organisation au sein du mouvement aux dépens d’une autre.

Conclusion

Nous reconnaissons le potentiel considérable du chapitre local en France. Toutefois, la visite du site a permis de mettre en évidence des préoccupations qu’il convient de traiter par la direction du conseil d’administration et l’audit de gouvernance recommandé par le FDC. À la suite des assemblées générales de septembre et octobre, il sera important pour WMF et WMFR de maintenir des relations de travail étroites et positives pour dissiper ces préoccupations. Nous nous réjouissons par avance de travailler avec le conseil d’administration de WMFR pour œuvrer en faveur d’un chapitre efficace, qui soutient la communauté Wikimedia en France.