User:EdouardHue/Gouvernance

Direction

Conseil d’administration

L’association est administrée par un conseil de cinq à douze membres. Ceux-ci sont élus pour deux ans par l’assemblée générale et choisis parmi les membres dont se compose cette assemblée. Le renouvellement du conseil a lieu par moitié.

En cas de vacance, le conseil peut pourvoir provisoirement au remplacement de ses membres jusqu’à la plus prochaine assemblée générale.

Le conseil d’administration est responsable de la bonne marche de l’association. À ce titre, il agrée les adhésions, établit le règlement intérieur, gère les ressources de l’association, la représente civilement et juridiquement et porte la responsabilité d’employeur des agents salariés.

Bureau

Le conseil choisit parmi ses membres un bureau composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire et d’un trésorier. Les membres du bureau disposent de pouvoirs et d’obligations spécifiques dont ils rendent compte au conseil d’administration.

• Le président incarne la personne morale formée par l’association. À ce titre, il la représente dans les actes de la vie civile, peut ester en justice en son nom et ordonne les dépenses. Le vice-président est habilité à remplacer le président en cas d’empêchement de celui-ci.
• Le trésorier est responsable de la bonne gestion financière de l’association. Il établit les budgets et les bilans financier. Il exécute les dépenses ordonnées par le président.
• Le secrétaire est chargé de la mise en œuvre des décisions du conseil d’administration et de la régularité de son fonctionnement. Il exécute les démarches administratives, rédige les procès-verbaux, les relevés de décision et autres écritures non comptables.

Composition

Nom	Rôle	Fin de mandat	Notes
Guillaume Goursat guillaume.goursatwikimedia.fr	Trésorier	Assemblée générale de clôture de l’exercice 2016–2017.
Édouard Hue edouard.huewikimedia.fr	Secrétaire	Assemblée générale de clôture de l’exercice 2016–2017.
Samuel Le Goff samuel.legoffwikimedia.fr	Vice-président	Assemblée générale de clôture de l’exercice 2017–2018.
Marie-Alice Mathis mariealice.mathiswikimedia.fr		Assemblée générale de clôture de l’exercice 2017–2018.
Louise Merzeau louise.merzeauwikimedia.fr		Assemblée générale de clôture de l’exercice 2016–2017.	Cooptée par le conseil d’administration en mai 2017.
Florian Pépellin florian.pepellinwikimedia.fr		Assemblée générale de clôture de l’exercice 2016–2017.
Florence Raymond florence.raymondwikimedia.fr		Assemblée générale de clôture de l’exercice 2016–2017.	Cooptée par le conseil d’administration en mai 2017.
Émeric Vallespi emeric.vallespiwikimedia.fr	Président	Assemblée générale de clôture de l’exercice 2016–2017.

Direction exécutive

La direction de l’association est assurée par une directrice exécutive salariée par l’association. Ses pouvoirs lui sont délégués par le conseil d’administration. La directrice exécutive a mandat sur les comptes de l’association dans les limites définies par les textes. exerce également la responsabilité d’employeur auprès des autres agents salariés. Elle représente l’association dans les actes de la vie civile. Sa mission est de mettre en œuvre l’objet de l’association à travers la stratégie fixée par le conseil d’administration.

La directrice exécutive est secondée par un secrétaire général. Tout comme le secrétaire du conseil d’administration, le secrétaire générale est responsable de la mise en œuvre des décisions prises par la direction. La directrice générale lui délègue la responsabilité opérationnelle de l’équipe salariée.

Commissions

La direction affecte certaines responsabilités à des commissions établies parmi ses membres.

Organisation générale

Le groupe « organisation générale » est formé du président, du vice-président et de la directrice exécutive. Son rôle, par délégation, est d’assumer la responsabilité d’employeur auprès de la directrice exécutive. Il permet également de coordonner l’action des dirigeants dans leur mission de représentation de l’association.

Contrôle interne

Le groupe « contrôle interne » est composé du trésorier, de deux autres membres du conseil d’administration et de la directrice exécutive. Son rôle est de mettre en place les procédures et l’organisation permettant de garantir l’honnêteté de la gestion de l’association. Il examine les déclarations de conflit d’intérêt et préconise les actions permettant de s’en prévenir. Il vise l’organisation comptable et assure une double validation des dépenses.

Fonctionnement

L’ensemble de la direction se réunit approximativement une fois par mois pour discuter des sujets d’actualité, élaborer des décisions et établir la stratégie de l’association. L’ordre du jour de ces réunions est fixé une semaine à l’avance ; un compte-rendu est publié sur le wiki des membres après approbation lors de la réunion suivante.

La direction peut être contactée collectivement à l’adresse direction@lists.wikimedia.fr. Le conseil d’administration peut être joint via ca@lists.wikimedia.fr. Quelques jours sont généralement nécessaires avant l’obtention d’une réponse collégiale.

Comité d'audit

Le comité d’audit un organe de contrôle interne mis en place par le conseil d’administration ; il assure une veille active sur le respect des règles de gouvernance instaurées, et sur la prévention des risques identifiés (modélisés dans la cartographie des risques). Il constate les éventuelles dérives et rend compte au conseil d’administration qui peut ainsi prendre les décisions nécessaires. Il est également force de propositions.

Missions

Le comité d’audit analyse les risques auxquels est soumise l’association, et s’assure que l’organisation et les procédures prennent en compte leurs conseils de prévention. Il peut interroger les administrateurs et la directrice et se faire communiquer les pièces comptables, les correspondances et les contrats justificatifs. Il recueille avec discrétion les alertes spontanées des salariés ou bénévoles. Il est soumis à la discrétion.

Le comité d’audit veille au bon fonctionnement des processus internes et :

• contrôle les frais des dirigeants ;
• contrôle le respect des règles de gouvernance ;
• contrôle le respect de la charte de déontologie ;
• contrôle la cartographie des risques ;
• s’assure que l’organisation prend en compte les risques mis en évidence par les autorités d’habilitation, et veille à la mise en place et au suivi des procédures visant à limiter les risques ;
• étudie les comptes avec le conseil d'administration ;
• propose des améliorations quant aux processus dont il assure le contrôle.

Réunions

Le comité d'audit se réunit au moins deux fois par an et transmet un compte-rendu des réunions à la direction de l'association. Il produit un rapport annuel à destination du conseil d’administration. Il n’est animé que par les membres qui le composent.

Composition

Le comité d'audit est composé du groupe de travail contrôle interne ainsi que d'une personne bénévole extérieure au mouvement Wikimédia désignée par le conseil d’administration.