維基百科圖書館/流程/遊說合作夥伴

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Partner pitch guide

讓維基社群與出版發行商共創雙贏的捐贈活動

「存取權的捐贈合作(access donation partnerships)」包含了一系列解釋此方案益處以及持續不斷的安排捐贈分配的步驟。在英文,我們稱呼這個先期的流程為「全力拋球(pitch)」,因為我們會丟給合作夥伴相關工具和資訊,讓他們來決定捐贈給維基媒體社群是否是個有利的合作。我們希望這裡所提供的遊說教材可以讓合作夥伴相對輕鬆的就能做出決定(尤其是當你已經在合作組織中,找到你可以對口、進行深度討論的適當人選時)。

誰能夠遊說合作夥伴?

大部分的合作夥伴都曾經有被維基百科圖書館團隊(TWL team)遊說過,因為我們有時間和精力來建構一個關於出版發行商和圖書館員的人際網絡。然而,就如同維基百科,我們希望維基百科圖書館可以成長為社群的發展,所以我們想要鼓勵維基百科志工、分會(等自治體)、以及其他維基媒體的參與者都能利用這個程序來支持他們自己的合作關係。

也就是說,如果你計畫遊說合作夥伴,我們鼓勵你讓Sam或是Jake知道:我們試著追蹤哪些組織有被聯絡過,以確保社群沒有開始對同一個合作夥伴重複進行多方對話(我們去中心化的社群對於出版社而言,可能並不容易進行工作 – 一般來說他們的商業夥伴是其他的出版商或圖書館,通常是單一的聯絡窗口)。

如果你之前沒有主導過遊說合作夥伴的工作,我們很樂意能夠安排一個電話或視訊的對談來跟你討論這個程序:合作夥伴有時候可能會問難以回答的問題,而我們想要幫助維基百科的社群成員累積經驗來說服外部的組織來支持維基百科,讓社群成員能夠對自己的工作更有信心。

我該對誰遊說?

在出版的世界裡,並不是每個研究工具都是一樣的,而對於「什麼是可靠文獻」,每一個維基百科社群都有不同的方針。在開始建立合作關係時,你最好先評估一下,正在談合作的這個研究資料庫或出版商是否具備足夠的可靠文獻,讓本地的語言社群如果合作關係建立後,會願意利用這些資料。如果你本地的維基百科語言社群並沒有經常使用這個文獻來做引用來源,合作夥伴可能會感到喪氣,你也可能會覺得你還不如把與這個合作夥伴接觸所耗費的時間拿去談其他的合作案。

要評估出版商或研究資料庫是否適合你的社群,我們建議你在遊說合作對象之前先探討下列的幾個問題:

  • 此平台在維基百科以外的圖書館或是研究社群之中,是否已經累積不錯的聲譽?(可以試著用此平台主要的語言種類來搜尋Google,確認看看是否圖書館有對使用者建議利用它查找參考文獻。)
  • 你的本地語言維基百科社群過去是否有用過此平台的資料作為條目的參考文獻?(可以試著用這個平台的網址形式到Special:LinkSearch中找看看在維基百科上有沒有這類參考來源。)
  • 此平台所提供的來源資料,是否符合你在地語言的可靠來源方針?(可以試著搜尋這個方針的維基數據項目來尋找你的本地語言社群之相關方針與建議。)
  • 你是否有收到至少有三、五位社群成員跟你說希望能夠拿到此平台的存取權?(在元維基以及其他維基百科上,我們創建了要求頁,讓編輯能夠提出他們的出版社或資料庫之相關需求。

如果你可以對上述問題中的一半以上答案是正面的話,那此平台對你的社群應該有所幫助。儘管如此,並不是所有的合作夥伴的關係最後都能夠功德圓滿——有時候出版社對於維基百科編輯而言就是不夠有名、也或者編輯志工發現平台提供的文獻無法對他們編輯的工作有所幫助。

找到對的人

通常在接洽合作的時候,會有三種不同程度的回應:

低度回報
  • 寫信給設定自動回覆的電子郵件。
  • 打電話到公司的使用者服務電話或銷售電話以陌生拜訪(cold call)方式進行聯繫。
中度回報
  • 聯絡組織內的特定人物,可能是在適合的部門之中。通常適合的目標族群會是在公司執掌公關業務、非營利組織合作、或行銷相關業務者。
高度回報
  • 聯絡我們已經直接有認識並且跟他有非業務上的關係往來者。
  • 跟我們在會議裡認識的人聊,並且跟他們踫踫面、提供名片。
  • 跟同行所介紹的人聯繫,有時候在出版界工作的人會提供給我們其他組織中對這個活動有興趣的人。

與新的合作伙伴討論捐贈方案

一旦您找到了適當的聯絡人選,您通常會跟他們線上會議來確認對捐贈方案的認識。如果會議是以英語進行,TWL(國際圖書館計畫)的團隊專員將十分樂意加入這場會議來協助溝通。如果您希望團隊專員加入,請聯繫SamJake。典型的對話過程進展如下:

  1. 跟合作夥伴自我介紹,描述您跟捐贈計畫的關連性(例如:志工統籌、計畫經理﹑西文維基百科圖書館計畫協調員……等)這能夠加深合作夥伴對我們作為社群的承諾,同時也給您機會說明此捐贈計畫正在蓬勃發展的現狀。
  2. 說明維基百科圖書館計畫的簡介及目標──幫助我們的編者得到最優質的參考文獻來編輯維基百科!強調維基百科的品質要好,得依賴優質的參考文獻。如果維基社群曾經有表達想要這個正在聽的潛在合作夥伴的參考資料,那也可以讓他們知道。可以提到許多已經進行中的合作夥伴是世界知名的出版商或資料庫,例如牛津大學出版社、愛思唯爾(Elsevier)、另外跟他們說明在其領域的其他知名機構,也可能是個好點子(比方說, Newpapers.com 如果有跟 Newpaperarchive.com 在相近的市場有競爭關係的話,就可以對其中一個機構說另外一個有合作)
  3. 詢問他們對我們的流程是否有任何疑問。準備好面對「成堆的」問題,並且有答案來因應(接下來我們會說明我們遇到過的許多常見問題)。
  4. 以感謝對方作結,並且永遠要計畫下一步,不論是跟其他在組織中的決策者建立對話、或是架設一個示範作用的登入頁、擬定合作備忘錄的草案、呈現具影響力的資料、或其他的要求。永遠要知道下一步怎麼走!

常見問題

在與合作夥伴會面前,可自行先準備如何說明維基百科的使命與社群文化、維基百科圖書館計畫的捐贈模式、以及維基媒體基金會在此計畫中的支持性角色。接下來,想跟各位分享我們目前收到來自出版社的常見問題。想要得到最好的成果,你應該先行把頁面的全部內容閱讀完畢之後,再來聯絡可能的合作出版社,因為這些常見問題的資訊提供了許多過去在溝通時極有幫助的用語、詞句、溝通模式。

為什麼我們會想把自己的出版物跟一個每個人都可以編輯的網站做連結?這對我們文字的權威性有什麼幫助?
  • 我們選擇在社群之中有豐富經驗的編輯,他們過去已經展現出他們能夠確保社群的可查證方針,處理具代表性的資訊和知識。他們所添增的文字將只會是貴單位出版物的摘要,而非複製貼上貴單位所持有的內容。我們的社群在學術上是相當保守的,我們要求權威性的參考來源支持我們的論述(至少這是在英文維基百科的狀況,請確保你有適當地根據你所代表社群的在地情況,調整你的解釋。)
  • 在我們編輯社群的參與者大多數是志趣讓他們投入,所以他們很關心呈現出來的學術正確性,因為他們希望自己分享給其他人正確的資訊。
  • 最近由圖書館方和相關研究單位所發表的調查顯示,大部分的學者、高等教育學生、以及一般民眾從維基百科開始自己的研究。他們常常會利用各種工具或服務來找到相關的參考文獻(即使這些文獻需要付費,或在維基百科中並未提供連結網址)。我們也和線上電腦圖書館中心(OCLC)合作,開發工具來導引機構的使用者進入需付費使用的資料庫。現在讓引用能夠直接呈現在維基百科上,最終將會鼓勵有資料庫訪問權限的人們進行更多訪問。
你們的編輯志工會把文章或檔案複製貼上到維基百科嗎?我們不想要讓我們的出版物/資料庫/資訊被廣泛散播⋯⋯
  • 明確說明保護著作權也是「我們的」工作之一。
  • 為了確保維基百科可以用開放著作權的形式發表,我們無法允許複製沒有明確標出著作權授權格式的材料。維基社群對此有積極的自我控管方針:不論是半自動的偵查工具,或是編輯志工對內容的侵權審查,都是為防止侵權問題。除此之外,我們所提供權限的編輯志工,是在社群中有大量經驗和良好名聲的。
  • 我們有明確針對期待使用者的行為訂定規範,禁止大量下載、散播、分享存取權、進行資料探勘。
  • 存取權帳戶的捐贈關係仍然是直接從貴單位予編輯志工;貴單位的使用條款仍是有效的。
  • 貴單位隨時都可以針對任何可疑的行為裁決是否需要立即終止存取,也無需理由。
  • 編輯志工將會使用貴單位的參考來源進行文獻的引用;他們不會再利用或複製參考來源的內容到維基百科。
會有多少志工編輯會想用我們的參考文獻?我們要捐大的量呢?
  • 在會面之前,你應該先思考參考文獻需求的規模多大。有多少在這方面活躍的編輯志工是符合報名標準的?
  • 強調我們合作的範圍很廣,從 20 個帳號即可的小而美參考資料庫,或是提供較廣泛參考資料庫或合作案有著 500 到 1000 個存取帳號的試驗計劃。在跟對方商談之前先想好,可以根據之前的捐贈合作是怎麼談得去思考。
  • 如果對方看似擔心捐贈太多帳戶,可以先提議從捐贈小量開始,然後依據需求逐步地增加捐贈量。
  • 如果有熱情的合作夥伴想要提供大量的帳號捐贈,你不需要勸阻他打消念頭,只是要記得跟對方表達可能讓這些帳號能夠全部發送完會花一些時間。
我們沒有個人用的帳號存取權;我們是否可以提供團體使用帳號?或是正好相反,我們沒有提供團體帳號的管道,我們可否用單一個人帳號處理呢?
  • 我們對於兩種形式都有合作的經驗。不論是哪種對合作夥伴而言最佳的流程,我們都很樂意進行。我們在這方面很彈性。
  • 有些合作夥伴很樂意建立給每個獨立的編輯志工存取帳戶,也有合作夥伴給我們統一的單獨登入,甚至還有像是直接提供給我們的帳號協調員直接建立免費帳戶的工具。
我們是否需要簽約呢?
  • 我們提供非強制的合作備忘錄(MOU),這是我們與合作夥伴自行修訂出輕量而非正式的協議。對於MOU有幾件事情要注意:
    • MOU提供明確對於彼此關係期待不具拘束力的協定。
    • 維基百科圖書館計畫很少會使用正式的「合約」,因為我們大部分的工作都是由全球各地的志工進行,他們並非在維基媒體社群中正式的法人機構(例如維基媒體基金會、各地分會等)的成員。正式的合約需要由上述這類法人機構處理。
    • 合作備忘錄的簽署,可以透過合作夥伴組織或者是負責將其「品牌」的存取權提供給我們志工的團隊來代表。
  • 有些合作夥伴決定不透過簽署 MOU 的方式來捐贈,這有兩種原因,一是他們想要經過法務部門來處理捐贈流程,二則是他們就覺得不簽 MOU 也不會怎樣。不論是何種原因,我們都樂於接受。


在開放的網路我們並未提供條目內容的永久連結,我們也沒有提供對參考來源的開放取用(open access)管道,所以維基百科的「讀者」發現參考文獻被引用後,他們要如何找到原始文獻?
  • 我們要求維基人永遠要在找到參考來源時引用文獻,並且盡量給出多樣可能的管道來存取這些內容。
  • 我們對建議引用資料建立了客製化的模板,來彰顯貴單位的參考來源。
  • 我們部份的合作夥伴已經開始加強他們的永久性連結以及登錄頁面,以便讀者可以點擊參考文獻的摘要或大綱後可以得到存取權限。這造成的效益不只是對於我們的編輯志工或讀者:你可能會發現貴單位的參考來源因為其他使用者也引用了而讓你的資料庫有更高的能見度。
  • 大部分我們的引用績效是仰賴能否搜尋到標準識別碼(例如DOIs)或是URL的前綴開頭,所以保持連結模式,將能夠幫助我們展現捐贈存取權的影響。

圖書卡平台與認證

我們正在開發一個集中的登入平台,讓我們所有的編輯志工能夠透過代理伺服器存取合作夥伴的資料庫。當你跟合作夥伴遊說的時候,你也會想要讓他們知道你對未來有何計畫,包含告知他們我們可以提供存取他們內容的新型的管道。在撰寫此文件的時間點(2017年6月),我們是建議新進入的合作夥伴先等待,直到代理伺服器驗證建置完成後再來建立夥伴關係;這能夠避免存取的管道(手動的帳戶建置)先用了幾個月又要再轉換到另外一個管道。

下列的資訊是你在跟合作夥伴討論前必須要預先了解的:

Proxy authentication

當使用者透過通常使用代理伺服器驗證的一般圖書館存取內容時,他們可以使用單一登入的帳號來獲得許多不同網站可提供的內容。我們正在把這個功能建置到圖書館卡片平台,如此一來使用者只要使用其維基百科的帳號就可以登入我們合作夥伴的內容。我們預期這個功能將會在2017年8月初準備好上線。合作夥伴們並非「必須」使用這個管道——如果他們想要用,仍然可以使用手動的帳號設定來進行服務——但我們覺得這個管道的好處多多、沒什麼壞處,故十分鼓勵合作夥伴支持此功能。

  • 透過移除合作夥伴要另外建立存取帳號,這將會再次降低使用者登入以及存取服務的時間。存取權是由帳號協調員(一人或多人)所控制,我們會在數天之內回覆使用者的要求。現行的流程一般來說大約花1-3周的時間來通過存取權的申請。
  • 與此相關的是,這也降低了合作夥伴要耗費心神的沈重負擔。在完成初期的協議後,將不再需要合作夥伴端有人來設立帳號了。
  • 我們認為這也將會因為存取更方便而提升資源使用量。* 且一般來說,使用者也通常會期待圖書館會提供這樣的存取方式。
  • 大約 50% 的合作夥伴已經同意轉換到這種存取方式了。

第3階段:圖書館整合服務

代理伺服器驗證系統的啟用,打開了一扇往自動化之門,處理最耗時的「帳戶協調」分配流程。即使在代理伺服器驗證的模式下,帳戶協調員仍然需要審核每個申請存取權的使用者,這大概要花(至少)一星期。通過代理身份驗證,我們可以選擇自動授予訪問權限,只要用戶符合特定條件即可。如果合作夥伴想要成為「圖書館整合服務」的一份子,那麼使用者達到設定的標準(現在的設定是編輯過500次,共6個月以上,同時在上個月有10次以上編輯且沒有被封禁)這將會自動的允許使用者存取他們的內容。這讓手動核准的步驟轉為自動化。

  • 當使用者搜尋資料時,他們通常都已經在尋找特定的參考來源。他們可能只想要找到合作夥伴提供資料庫的單一參考文獻,或是想要馬上使用那個參考文獻,故等待一個星期並不實用。
  • 除此之外,當他們獲得存取權時,這個存取權通常可以會一整年有效,為了一兩個參考文獻而在審核單一使用者的存取權花上這麼多時間,並不是有效能的做事方式。* 能夠在這個模式下自動獲得存取權的使用者數量大約是25000位。看來數字很驚人,但如果仔細分析,我們現在有超過60個合作夥伴提供了總數大約3000位使用者存取權。看似不可能——至少一開始無法——我們不可能會提供存取權給超過這個數字量的使用者。
  • 這個方式將會幫助那些在「長尾」的使用者,也就是只想要一兩個參考文獻的存取權,但又不想要拿到一整年存取帳號的人。
  • 我們相信這將會大幅的提升使用者引用合作夥伴內容的數量。* 這個管道在我們開始實施第四階段後,將會更好用——圖書館整合服務將會成為提供使用者的主打服務,成為其優先選項。
  • 至今大約有10個合作夥伴已經同意使用這個管道,而我們也很樂意與合作夥伴來試用一段時間。我們知道這看起來將會是一個相對巨大的改變,所以不會過分的施壓合作夥伴。

第四階段(以及後續):搜尋與探索

除了新的存取權供選擇外,我們也將會提供搜尋內容的新方式。在現行的模式下(即時第三階段完成後),使用者仍然需要知道合作夥伴、資料庫、或是有他們需要內容的整合服務,這對使用者來說經常是不考量現實狀況的過分期待。因此我們將會建立一個搜尋工具,這將會允許使用者搜尋我們合作夥伴的所有內容(或許還有開放取用的出版物)

  • 這將會大幅提升來自合作夥伴提供來源的可搜尋性,尤其是那些較不容易被發現的內容(例如:整合器、利基市場的資料庫)
  • 圖書館整合服務的內容將會在搜尋結果中立刻被取得。
  • 使用者將會可以更輕鬆地認識哪個合作夥伴是他們想要申請存取權的。如果你有其他關於計畫對上述資訊的問題,請用電子郵件詢問Sam

Email

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There are two types of email you might want to send. The first is for a full partnership with The Wikipedia Library through which many (10+) editors will be able to receive accounts. The second is a request for one (or a few) accounts for a niche source that isn't likely to be of interest to the wider editing community.

关于语言的说明

We recognize that much of the material that we are sending to partners uses a language of benefit that is uncommon in our mission-driven world. Frankly, this is the language partners understand and how they are used to speaking. Links, visibility, and other aspects that speak to exposure address existential needs for publishers in the increasingly online world of journals and reference; they simply make for persuasive arguments, applying Pathos (emotion), Ethos (authority of communication) and Logos (logic) that speaks directly to their needs. Our partners work with us no doubt in part because it benefits them. It also greatly benefits us. In short, these are mutually beneficial collaborations which provide our top editors with excellent resources and don't otherwise place demands or restrictions on them in any way. We're being pragmatic because, well, it works.

Partnership draft

  • Subject: Partnership with Wikipedia

从这里复制下来

来自维基百科图书馆的问候,

我的名字是[姓名],我和维基百科一起工作。为了推进我们与地球上每个人分享知识的伟大使命,我们培养合作伙伴关系,并与深化和发展可靠信息世界的人员,组织和机构合作。我想简要介绍一下我认为您的组织可能感兴趣的项目。

The Wikipedia Library collaborates with publishers by facilitating a donation of access to select, top volunteer Wikipedia editors who go on to edit the encyclopedia using donated resources as summarized, cited, and linked references.

We currently work with more than 60 partners, including Oxford University Press, JSTOR, Springer Nature, Elsevier, de Gruyter, EBSCO, ProQuest, and Gale, among others.

Not only do our partners serve Wikipedia's inspiring mission, they also see increases in the exposure of their content on Wikipedia. Some of our partners have even seen 200-600% growth in the number of links from Wikipedia references to their site. I have included more information about our process in the "How it works" section below.

The information below should be useful in explaining our account facilitation process, but I would also be very happy to set up a meeting to discuss further any questions you have.

我希望您这一周的其他时间都顺利,

[name]
[Title]
维基百科图书馆

How it Works It's a pretty simple, positive-relationship model: You would provide qualified and prolific Wikipedia editors free access to your collections. The amount of editors receiving access is up to you: it could be a pilot of 30 (like we started with Elsevier), or it could be 1000+ (like we are doing with De Gruyter).

Editors apply through our Library Card platform (https://wikipedialibrary.wmflabs.org/), and our coordinators approve them based on trustworthiness and history of positive contributions - and then collect and/or distribute information needed to get them access. In one model, you can give us access codes which we deliver to editors ourselves; in another we can collect editor email addresses and have you set up and deliver access directly to them. If you support IP-based access, we can use EZProxy to make this process easier for everyone.

Editors would then use their access to cite and link directly your resources across highly trafficked Wikipedia articles. When readers of Wikipedia articles check a reference on Wikipedia and follow the URL, it would lead them to your resource providing increased visibility and the potential for broader awareness of your services (and possibly new users).

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That is the basic sketch, but the details are all customizable to your needs, comfort level, and preferences.

I've attached a generic Memorandum of Understanding to this email so that you can see the kind of agreement we often sign with partners.


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Remember to attach a pdf of the draft Memorandum of Understanding!

Individual draft

This email is structured less strictly than the partnership email because you should tailor it to your specific experiences and requirements. Feel free to reword sections as necessary for your topic area and resource.

  • Subject: Wikipedia editor account

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Hello,

My name is [Name] and I'm a volunteer editor on Wikipedia. I write articles on [Topic] and find your resources particularly useful when researching and providing linked citations in the articles I write.

Unfortunately, however, [some/all] of your content is paywalled and thus inaccessible to me. I don't have the funds to personally pay for a subscription to your resources, and so was wondering if you might be able to provide me with an account that I could use in my work on Wikipedia. This would allow me to make more and better use of your resources, in turn improving the visibility and number of links to your website.

This is a model already being used with many of the biggest publishers such as Oxford University Press, EBSCO, and JSTOR through The Wikipedia Library program where a large number of accounts are donated to Wikipedia editors, however in this case I'm simply looking for [one/a few] account to improve Wikipedia's coverage of [niche topic area].

Please let me know if you have any questions.

Best,

[Name]

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