Strategia/Movimento Wikimedia/2017/Aggiornamenti/15 Dicembre 2016 - 1° aggiornamento sul processo strategico del movimento Wikimedia

Messaggio di Katherine Maher

Questo messaggio, "Aggiornamento sul processo di strategia del movimento Wikimedia(#1!)", è stato inviato da Katherine Maher il 15 dicembre 2016.

Ciao a tutti,

Da quando mi sono unita alla Wikimedia Foundation e al movimento nel 2015, ho spesso sentito membri della comunità, organizzazioni del movimento e membri dello staff parlare nella necessità di una direzione strategica chiara, unificante e che sia di ispirazione per il nostro movimento. Queste conversazioni tendono a seguire uno schema: iniziano riconoscendo l'incredibile lavoro che il nostro movimento ha fatto nei passati 15 anni, e poi chiedono chiarezza su quello che dovremmo fare come prossima cosa. Cosa vogliamo realizzare nei prossimi 15 anni? Quale ruolo vogliamo giocare nel mondo? Come sceglieremo le priorità del nostro lavoro e delle nostre risorse?

Durante la riunione di giugno 2016, il consiglio di amministrazione ha identificato lo sviluppo di una strategia a lungo termine del movimento come una delle nostre massime priorità per l'anno successivo. Arrivare ad un consenso sulla direzione strategica di lungo termine ci aiuterà a sapere dove stiamo andando, quale strada seguiremo, e come ci assicureremo che il nostro lavoro abbia il supporto di cui ha bisogno.

All'incontro sulle metriche di dicembre della Fondazione di questa mattina, Anna Stillwell e Lisa Gruwell hanno fatto una presentazione su lavoro che la Fondazione ha fatto da giugno per preparare la consultazione sulla strategia del movimento per l'anno prossimo. Abbiamo lavorato per capire i processi strategici passati di Wikimedia, stimare i budget e le timeline future e per assicurarci le risorse per l'anno prossimo. In questa email, voglio presentare alcuni dettagli aggiuntivi su questo progresso, e i prossimi passi che possiamo fare assieme.

(Avvertimento: questa è una email molto lunga. L'informazione fondamentale è questa: Il consiglio di amministrazione della Wikimedia Foundation ha approvato una risoluzione di spesa e una timeline per il lavoro strategico in arrivo. Prevediamo di cominciare una ampia conversazione comunitaria su processo, obiettivi e temi all'inizio del 2017. La fondazione sta cercando un esperto esterno che lavori con noi (comunità e staff) per supportare un processo efficace e inclusivo. Finora non sono riuscita a dare aggiornamenti regolari, ma d'ora in avanti li condivideremo. E naturalmente, condividete i vostri pensieri e feedback in questa lista e su Meta. Grazie!)

Direzione strategica

Ci aspettiamo di iniziare una discussione sulla strategia che coinvolga tutto il movimento all'inizio del 2017, con un processo che duri tutto l'anno. L'obiettivo è chiudere il 2017 con chiarezza e consenso sulla direzione strategica del nostro movimento, e iniziare a pianificare come faremo progressi in quella direzione.

Attualmente stiamo facendo un buon lavoro nel nostro movimento, ma ci manca un senso unificante di come questo lavoro sia coerente all'interno di qualcosa di più grande delle sue parti individuali. Wikipedia e i suoi progetti fratelli sono notevoli, e la nostra comunità è responsabile del loro successo. Il nostro movimento ha fatto un lavoro incredibile diffondendo i nostri valori e i nostri principi in tutto il mondo -ma ci guardiamo spesso indietro per migliorare rispetto al passato, invece che guardare pienamente sia al passato che al futuro. Abbiamo l'opportunità di considerare come la nostra visione e la nostra missione rimarranno attuali in mezzo a cambiamenti nei media, nella demografia e nella tecnologia, e come possiamo mettere assieme meglio i nostri sforzi (l'ecosistema di affiliati, utenti, esperti, nuovi utenti, istituzioni culturali ed educative e Wikimedia Foundation).

Inoltre, noi (comunità, affiliati, consiglio e staff) siamo sempre più consapevoli delle sfide che sorgono in assenza di una strategia unificata del movimento. Abbiamo sentito da membri dell'FDC, persone che chiedono grant, leader della comunità e un crescente numero di affiliati che a volte fanno fatica a capire come i nostri sforzi separati vadano assieme e dove stiamo andando complessivamente come movimento. L'assenza di una strategia del movimento, in altre parole, sta ostacolando la nostra abilità di lavorare verso la nostra missione. Data l'importanza della nostra missione e la necessità di amministrare responsabilmente al massimo livello le risorse dei donatori, questo è un costo opportunità molto caro.

Budget

All'incontro del consiglio di giugno, mi sono impegnata a sviluppare una proposta di processo e di budget in tempo per il ritiro annuale del consiglio di novembre. Questo processo deve riflettere il tipo di approccio che vogliamo prendere, ed essere accompagnato da un budget stimato per il lavoro associato.

Per prepararci, abbiamo voluto capire gli sforzi passati per sviluppare strategie per il nostro movimento. Abbiamo fatto un audit dei processi passati (2010, 2012/restringere il focus, 2014 e alcuni altri impegni) e intervistato i partecipanti passati per capire cosa aveva funzionato e cosa, e fare il punto di quello che era mancato -dalla competenza esterna alla ricerca sul pubblico- per chiarire i meriti dei risultati.

Abbiamo riconosciuto, ad esempio, che anche se il processo del 2010 è stato altamente collaborativo, ha avuto alcuni notevoli problemi. Ad esempio, non si è riusciti a passare da una definizione degli obiettivi collaborativa a una condivisione del lavoro necessario per raggiungere quegli obiettivi. Inoltre, non ha avuto una forte partecipazione da parte delle comunità emergenti, in particolare quelle in paesi al di fuori di Europa e Stati Uniti. Perché la pianificazione per il movimento abbia successo in futuro, avremo bisogno di una partecipazione ampia e profonda, da varie prospettive e lingue. Per capire come possiamo arrivare a realizzarre una consultazione di questo tipo, abbiamo parlato con persone del Community Engagement della Fondazione e altrove, raccogliendo raccomandazioni su tutto dai kit degli strumenti per la comunità, ai raduni alla traduzione multilingue.

I processi passati si sono spesso concentrati su prospettive qualitative, di solito delle nostre comunità esistenti di contributori e lettori. Abbiamo avuto modi limitati di capire quando ampiamente rappresentative fossero queste esperienze, necessità e sfide, anche per le nostre comunità esistenti. Abbiamo decine di migliaia di utenti, ma anche nel nostro sforzo maggiormente collaborativo nel 2010, solo 2000 persone hanno contribuito alla discussione strategica. In modo simile, abbiamo ricerche limitate su perché e come le persone in giro per il mondo usano e sono coinvolte nei progetti Wikimedia come non-contributori, e la nostra comprensione su cosa impedisce alle persone di usare il progetto, come contributori o meno, è altamente qualitativa.

Mentre entriamo nel vivo nella consultazione, vediamo un'opportunità di portare ricerca sostanziale basata sul pubblico nella nostra discussione, per informare le nostre possibilità e sfide con buoni dati. Abbiamo lavorato con il Global Reach team, e con staff dei progetti New Readers e Audience Research per ampliare la ricerca qualitativa e quantitativa sul pubblico su utenti e comunità di lettori nuove, emergenti ed esistenti, e stimare i budget associati. E anche se vediamo questa come una opportunità eccitante di incorporare nuovi dati dentro la nostra conversazione, ci aspettiamo che abbiano un valore che duri oltre il prossimo anno. La buona ricerca e i buoni dati sul pubblico ci aiuteranno a informare non solo le discussioni sulla strategia, ma dovrebbe anche essere d'aiuto alla Fondazione per altri prodotti e per programmare le decisioni ora e nel futuro.

E naturalmente, non siamo soli nel mondo! Esistiamo in un ecosistema di persone che usano, riusano e remixano la conoscenza presente sui progetti Wikimedia in molti modi diversi. Abbiamo una comunità forte e crescente di istituzioni e partner nell'educazione, nel governo, nella cultura e nelle scienze. Abbiamo anche molti partner tecnici e riutilizzatori che hanno un particolare interesse nella nostra salute. Questi portatori di interesse offrono idee di cui tenere conto su come il nostro lavoro si estende nel mondo, molto oltre i nostri siti. Vogliamo parlare con loro, capire le opportunità che vedono per il futuro, e le sfide che devono affrontare oggi. Vogliamo parlare con le persone che lavorano sulla punta dell'innovazione tecnologica, per capire meglio come questi trend influenzeranno il nostro futuro, e per coinvolgerli nella nostra missione.

E ultimo, ma certamente non per importanza, queste discussioni, collaborazioni e conclusioni devono essere aperte e consultive. Vogliamo lavorare assieme per disegnare un processo di consultazione, con opportunità per una conversazione su wiki, incontri di persona, gruppi di lavoro e altro. In alcuni casi questo potrebbe significare nuove conversazioni, in altri vorremmo portare ulteriore capienza e partecipazioni e eventi della comunità già programmati. Avremo bisogno di ulteriori risorse per documentazione e facilitazione multilingue. Avremo anche bisogno di ulteriori capacità per supportare queste discussioni, in modo che la comunità e lo staff possano mantenere la propria attenzione al lavoro su programmi, grant e prodotti su cui sui sono impegnati.

Vogliamo che questa cosa si faccia. Ma prima di poterci impegnare in questo approccio, abbiamo bisogno di essere sicuri di riuscire a mettere assieme le risorse necessarie perché questo possa avvenire. In base alla nostra ricerca sui progetti passati, migliori pratiche e conversazioni con comunità e staff, abbiamo costruito un budget di previsione con risorse per le seguenti: consultazione inclusiva e multilingue su wiki e di persona, ricerca su nostri utenti, nuovi utenti, consultazione con esperti esterni e portatori di interesse; capacità esterna addizionale per gestione e produzione del processo. Tutto considerato, stimiamo che l'interno lavoro in 1 anno e mezzo costerà circa 2,5 milioni di dollari. Questa cifra è divisa approssimativamente così: 35% supporto per la partecipazione diretta della comunità, 35% supporto per la ricerca sul pubblico e per capire l'ecosistema esterno, 30% supporto alla facilitazione e supporto esterno.

So che sembra tanto! Se andiamo a vedere le voci di bilancio comincia a essere più tangibile. Il bilancio di previsione è stato sviluppato in stretta consultazione con con i team di Community Engagement, Global Reach e Finanza. Abbiamo lavorato con il team di Community Engagement per usare i loro modelli per gli eventi della comunità e per facilitazione per calcolare il budget per il supporto addizionale e la partecipazione agli eventi della comunità. Abbiamo lavorato con il team di Global Reach per stimare il costo della ricerca qualitativa e quantitativa in giro per il mondo. E abbiamo lavorato con il team della Finanza per capire le tariffe orarie per la consulenza strategica per no-profit (scoprendo che, anche con organizzazioni no-profit il nostro impegno per una consultazione costruttiva aggiungeva rapidamente molte ore a quanto pianificato).

Una panoramica di questo bilancio di previsione è stata presentata al consiglio alla riunione del 13 novembre. In questa occasione il consiglio ha approvato una risoluzione di spesa fino a 2,5 milioni di dollari per gli anni fiscali 2016-2017 (giugno 2016 - giugno 2017) e 2017-2018 (luglio 2018 - giugno 2018). Attualmente stiamo lavorando per migrare questa proposta di budget in un formato simile a quello che usiamo per la pianificazione annuale, per consistenza e chiarezza di revisione. Il budget dettagliato, legato a specifici eventi, contratti e aree di ricerca, verrà condiviso con il comitato di audit della Wikimedia Foundation e con la comunità più ampia per avere un feedback.

Costruire una squadra

Per aumentare le nostre probabilità di successo, vogliamo portare ulteriori capacità e competenze al nostro tavolo. Nessun singolo dipartimento della Wikimedia Foundation o affiliato del movimento Wikimedia ha attualmente l'intero insieme di abilità o capacità disponibili per gestire indipendentemente un processo strategico di queste dimensioni e scala. Il nostro scopo è trovare una entità esterna con esperienze in strategia di organizzazioni o movimenti per aiutarci tutti (affiliati, utenti attuali, nuovi utenti, esperti, istituzioni culturali ed educative, comitati della comunità e Wikimedia Foundation) a muoverci verso lo sviluppo collaborativo di una strategia del movimento e mettere assieme una squadra per supportare questo processo.

In pratica, questo significa trovare un entità capace di raccomandare un approccio strategico, identificare gli input necessari (es. ricerca sugli utenti o mappatura dei settori) per informare una consultazione e un processo decisionale costruttivi, creando un processo che sia rispettoso delle scadenze, e aiutando ad assicurare che venga raggiunto il risultato finale. Ci riferiamo a questo ruolo come "architetto capo", anche se è probabile che sarà una squadra più che un individuo.

Riconosciamo che molti individui nella nostra comunità hanno già una certa esperienze nella pianificazione strategica, e speriamo che vorrai contribuire con il tuo talento alla forma e ai contenuti di questa discussione. Riconosciamo anche che può essere difficile sia facilitare una conversazione che contribuirci allo stesso tempo. Per aiutare ad alleviare la pressione procedurale e operazionale sui nostri contributori della comunità, e permettere alle persone di partecipare in ruoli primariamente strategici e generativi, ci aspettiamo che l'architetto capo e la squadra lavoreranno strettamente con la comunità esistente e con i membri dello staff con incarichi di liason e advocate per supportare la discussione come facilitatori. È previsto che supportino ogni comunità e organismo della Wikimedia Foundation coinvolto nello sviluppo della strategia.

Il mese scorso ho chiesto a Lisa Gruwell, Anna Stillwell e Guillaume Paumier di cominciare una ricerca per questa capacità esterna. Hanno parlato con un certo numero di organizzazioni più piccole -una scelta deliberata, per trovare qualcuno che potesse essere flessibile e aperto alle nostre esigenze- e hanno messo insieme una richiesta di proposte (RFP) per società interessate. I criteri minimi per l'architetto capo sono qualcuno che:

• ha già creato strategie di successo (strategie di organizzazioni o movimento, piuttosto che semplici strategie per un dipartimento, un programma o un prodotto)
• ha proposto un risultato coerente e capisce la necessità di costruire un processo incredibilmente inclusivo
• è disposto a lavorare assieme ad un partner/consigliere a tempo pieno che conosce bene il movimento
• ha una significativa esperienza nel no-profit
• ha una significativa esperienza internazionale
• capisce che le comunità Wikimedia sono passionali! Ci saranno alcuni dibattiti molto accesi. Devono essere disponibili e capaci di avere conversazioni difficili (nella sostanza, ma non nei toni).

Anche se abbiamo parlato con molte società che erano interessate, alcune non sarebbero state in grado di rispettare i nostri tempi. Altre non ci sembravano adatte. Alla fine, abbiamo ridotto a due finalisti. Speriamo di prendere una decisione entro la fine di questa o della prossima settimana.

Riconosciamo che il nostro movimento, la nostra missione e la nostra cultura sono splendidamente idiosincratici. Mentre sappiamo che abbiamo bisogno di capacità esterne nell'area delle strategie dei movimenti, sappiamo anche che qualunque organizzazione esterna avrà bisogno di grande supporto per capire i valori, la cultura, la storia del nostro movimento e i progetti.

Proponiamo di abbinare ogni consulente esterno con membri della comunità e dello staff che abbiano una profonda esperienza della comunità come guide, traduttori e mentori. Non sappiamo esattamente come funzionerà, o chi sarà interessato a giocare questi ruoli. Questa è una delle tante domande a cui dovremo rispondere assieme.

Prossimi passi

Tutte le risorse e la pianificazione di questo mondo non ci poterebbe lontano senza una discussione comunitaria. Oltre al budget, la decisione di portare competenza addizionale e la timeline per l'anno prossimo, non abbiamo molti dettagli concreti a questo punto. È una scelta intenzionale. Ci impegniamo a sviluppare i dettagli assieme a voi man mano che andiamo avanti.

Riconosciamo anche che ci stiamo imbarcando in qualcosa di nuovo. Stiamo proponendo un modello che, anche se è basato su ricerca, esperienze passate, lunghe conversazioni e un budget dettagliato, potrebbe non essere perfetto. Le vostre idee per renderlo più forte sono benvenute. Vi anticipiamo che lavoreremo in modo aperto, comunicheremo tra di noi regolarmente, e faremo pause lunghe la strada per verificare i nostri progressi, e fare correzioni in corso d'opera se necessario. Questa perché vogliamo costruire questa cosa insieme.

In più, invieremo documentazione regolarmente via mail, e la aggiungeremo su Meta. Se vuoi ricevere aggiornamenti attraverso la tua pagina utente, puoi farlo iscrivendoti su Meta.

Se siete arrivati fino in fondo, vi ringrazio per la lettura. Immagino che sia l'inizio di tante conversazioni. Non vedo l'ora!

Grazie!
Katherine