학습 패턴/여행 정책 - 자원봉사 참여를 더욱 확대하기 위한 여행 지원 조건 정의
이것은 어떤 문제를 해결합니까?
- 경비를 충당할 수 있다는 사실을 모르는 자원봉사자는 일부 활동(예: 실무 그룹 회의 참석)에 참여하는 것을 주저할 수 있습니다.
- 명확한 프로세스가 부족하여 경비 처리에 시간이 걸릴 수 있습니다.
- 좋은 거버넌스는 문제가 전혀 발생하지 않았더라도 남용과 이해 상충에 대한 보호 조치를 요구합니다.
- 명확한 절차와 조건이 부족하여 동일한 토론이 계속해서 반복됩니다.
해결책은 무엇입니까?
여행 지원 및 비용 부담 조건을 정의하는 여행 정책을 수립합니다. 이는 다음과 같은 몇 가지 질문에 답하는 데 도움이 될 것입니다:
- 여행은 언제 환불 가능한 비용으로 간주됩니까?
- 이 정책의 혜택을 받을 수 있는 사람은 누구입니까?
- 환불 최대 금액은 얼마이며 조건은 무엇입니까?
고려사항
여행 정책을 정의할 때는 여행하는 자원봉사자와 직원(이들이 정책을 채택하고 잘 설계되었는지 확인할 수 있도록)에게 모두 적용되도록 하는 것이 매우 중요합니다. 또한 회계담당자 및 재무 담당자와 같이 비용 처리를 담당하는 사람에게도 적용됩니다.
위키미디어 프랑스는 다음 단계를 따랐습니다:
- 본 정책은 내부통제그룹에서 자체적으로 생각하고 작성한 것이며,
- 이후 이사회에서는 검토와 제안을 하였으며,
- 전임 이사진과 현지 포인트 인사, 임직원 등도 참여했으며,
- 마지막으로 이사회는 본문에 투표했습니다.
이 정책의 기간과 관련하여 비용을 지불하고 환불을 요청하는 방법을 쉽게 알려주는 설명 문서를 동시에 작성했습니다.
사용 시기
숙박비와 저녁식사 비용은 '장거리 여행'과 '단거리 여행'이라는 두 가지 상황을 고려했습니다. 프랑스 기관(“ 사회보장기관 중앙기관(ACOSS)”라고 함)의 “장거리 여행” 정의는 다음과 같습니다:
- 거주지 또는 근무지와 임무지 사이의 거리는 50km 이상(편도)이어야 하며,
- 대중교통으로는 90분 이내 이동이 불가능합니다.
이 두 가지 조건이 동시에 충족되어야 합니다.
점심시간이 이동시간에 포함된 경우 점심시간은 비용으로 간주됩니다.
어떻게?
여행이 언제 비용으로 간주될 수 있는지, 언제 신청자가 승인을 요청해야 하는지, 누구에게 승인을 요청해야 하는지를 알기 위해서는 명확한 규칙을 세우는 것이 매우 중요합니다.
그런 다음 정책이 누구에게 적용되는지, 사람들의 범주에 따라 프로세스가 다른지 정의하는 것이 매우 중요합니다(예를 들어, 직원 여행은 계층 구조의 승인을 받아야 하며, 자원 봉사 여행은 재무, 부회계 또는 사무총장의 승인을 받을 수 있습니다).
아래 섹션에서는 "프랑스 사례"와 위키미디어 프랑스가 여행 정책에 대해 수행한 몇 가지 선택 사항을 확인할 수 있습니다:
모든 여행은 서면 양식(서면 또는 이메일)으로 사전 승인을 받아야 합니다. 비용 승인 담당자가 이미 지출한 비용을 놓고 강제로 비용을 지불해야 하는 상황을 방지합니다. 또한 이를 통해 누구나 보상을 확신할 수 있고 자원봉사자의 의미도 완화될 수 있습니다.
절차를 간소화하기 위해 영구 및/또는 집단 승인을 설정할 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다:
- 임기 동안 이사회의 모든 구성원에 대해, 이사회 회의에만 해당;
- 워킹 그룹 회의에 참석한 모든 참석자에 대해.
위키미디어 프랑스에서는 경비가 시무총장, 재무 또는 부재무의 승인을 받도록 했습니다(그러나 이사회 구성원의 모든 여비 명세서는 재무와 부재무가 두 번 확인합니다).
게다가 이 정책은 환불에 대한 일반적인 프레임워크를 정의합니다. 그러나 때때로 이 프레임워크가 적용되지 않는 특정 사례가 있을 수 있습니다. 그런 다음 재무 담당자 또는 임원 이사의 조기 승인을 통해 이 정책을 재정의하고 그 이유를 명확하게 문서화할 가능성이 있어야 합니다.
누구?
여행 경비 상환을 요청할 수 있는 사람은 여러 범주에 속합니다.
- 직원,
- 이사회 구성원,
- 자원봉사자/조직 구성원,
- 외부인(멤버가 아니지만 소액 보조금, 컨퍼런스 연사 등의 도움을 받는 사람)
상환금액
여행
우리는 항상 이코노미 클래스 항공편/기차에 대한 비용을 환불하기로 했습니다. 우리는 다음과 같은 조건에서 더 높은 클래스로의 여행을 허용합니다.
- 장거리 여행(5시간 이상),
- 동일하거나 더 낮은 가격,
- 작업을 완료하는 데 필요함(전원 공급, 와이파이 등),
- 건강상의 이유.
여행 전에 이러한 조건을 확인해야 합니다.
숙박
도시, 지역, 예약 시간에 따라 가격이 크게 달라질 수 있기 때문에 주택에 대한 최대 환급 금액을 정의하는 것은 대부분 복잡합니다. 그런 다음 프랑스에서는 « Ibis »와 같은 3성급 호텔을 선택했습니다.
식사
식사비는 €23 한도 내에서 실제 가격으로 상환됩니다.
국제 여행
출장이 잦은 임직원에 한해 식사비만 해외여행 정액환급(일당)을 선택하였습니다. 실제로 이러한 여행은 처리하는 데 오랜 시간이 걸리는 외국어 및 다른 통화로 영수증을 받는 소액 비용의 대부분의 시간 소스입니다.
우리는 프랑스 공무원을 위해 만들어진 규모에 따라 리베이트 금액을 조정합니다. 그 규모는 종종 충분히 높으며, 너무 높으면 규모의 일부만 상환하기로 결정할 수 있습니다.
추천
같이 보기
관련 패턴
외부 링크
- 위키미디어 프랑스 여행 정책 (여기에서 논의됨)
- 다양한 운동 주체별 관련 정책 목록