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Grants:Learning patterns/Politique de déplacement − définir les conditions de remboursement des voyages pour accroître l’engagement des bénévoles

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Politique de déplacement − définir les conditions de remboursement des voyages pour accroître l’engagement des bénévoles
Mont Ventoux excursion en calèche.jpg
problèmeComment gérer les remboursements de frais de déplacement dans le but de faciliter l’engagement des bénévoles et de s’assurer de bonnes pratiques de gouvernance ?
solutionÉcrire une politique de déplacement − un document qui définit les conditions, processus, sommes et attentes autour des remboursements des déplacements.
créateurGuillaumeG
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créé le14:34, 8 March 2015 (UTC)
statut :DRAFT


Quel est le problème à résoudre ?

  • Les bénévoles qui ne savent pas que leurs frais peuvent être pris en charge peuvent hésiter à s’impliquer dans certaines activités (comme assister à une rencontre d’un groupe de travail),
  • Le traitement des dépenses peut prendre du temps à cause du manque d’un processus clair,
  • Une bonne gouvernance implique des gardes-fous contre les abus et conflits d’intérêts, même si aucun problème n’est encore arrivé,
  • Les mêmes discussions sont ressassées encore et encore par manque de conditions et procédures claires.

Quelle est la solution ?

Établir une politique de déplacement qui définit les conditions de soutien aux voyages et de remboursement des frais. Elle doit permettre de répondre à plusieurs questions :

  • quand est-ce qu’un déplacement est pris en charge ?
  • qui peut bénéficier de cette politique ?
  • quel montant maximum est remboursé et quelles sont les conditions ?

Considérations

Lors de la définition d’une politique de déplacements, il est important d’être sûr qu’elle est adaptée tant aux bénévoles qu’aux salariés qui voyagent (afin qu’ils se l’approprient et qu’ils vérifient qu’elle est bien conçue) ainsi qu’envers les personnes qui traitent les notes de frais (comptable, trésorier).

À Wikimédia France, nous avons suivi les étapes suivantes :

  • la politique a été réfléchie et rédigée par le groupe de travail Contrôle interne (trésorier, trésorier-adjoint et directrice exécutive)
  • le conseil d’administration a ensuite émis des suggestions,
  • des membres, les référents locaux et les salariés ont été sollicités pour le même travail,
  • le conseil d’administration a enfin voté le texte.

Comme cette politique est assez longue, nous avons travaillé en parallèle sur un document explicatif, indiquant de manière simplifiée les différentes étapes à suivre pour effectuer un déplacement et demander un remboursement des frais engagés.

Quand l’utiliser ?

Pour la prise en charge des frais d’hébergement et des repas du soir, nous avons retenu les deux situations suivantes : les « grands déplacements » et les « petits déplacements ». La définition d’un « grand déplacement » par un l’Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale (ACOSS) est :

  • la distance lieu de résidence ou lieu de travail et lieu de mission est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller) ;
  • les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).

Ces deux conditions doivent être simultanément réunies.

Le repas du midi est pris en charge si l’heure du repas est comprise das la période du déplacement.

Comment ?

Il est très important de disposer de règles claires pour savoir quand un déplacement peut être pris en charge ou non, quand est-ce que les demandeurs ont besoin de demander une validation et à qui la demander.

Il est ensuite très important de préciser à qui s’adresse la politique et si les procédures diffèrent selon les catégories de personnes (par exemple, les déplacements des salariés doivent être validés par leur hiérarchie, tandis que ceux des bénévoles peuvent l’être par le trésorier ou le trésorier-adjoint ou la directrice exécutive).

Dans les sections ci-dessous se trouvent « l’exemple français » et quelques choix que Wikimédia France a fait pour sa politique de déplacements :

Tout déplacement doit être validé à l’avance et par écrit (papier ou courriel). Cela évite que la personne devant valider les dépenses se retrouve devant le fait accompli et soit obligée de valider le remboursement. Cela permet également au demandeur d’être certain de la prise en charge et ainsi de faciliter l’implication des bénévoles.

Afin d’alléger les procédures, on peut mettre en place des validations permanentes et/ou collectives, par exemple :

  • pour chaque membre du conseil d’administration, pendant la durée de son mandat, pour les réunions du conseil ;
  • pour tous les participants à une réunion d’un groupe de travail.

À Wikimédia France, nous avons choisi de les faire valider par la directrice exécutive, le trésorier ou le trésorier-adjoint (toutefois, chaque dépense de déplacement d’un membre du conseil d’administration est re-vérifiée à la fois par le trésorier et le trésorier-adjoint).

Par ailleurs, la politique fixe le cadre général des remboursements. Il peut cependant y avoir des cas particuliers où ce cadre n’est pas pertinent. Il faut alors avoir la possibilité de déroger à cette politique, en obtenant l’accord préalable du trésorier ou de la directrice exécutive et en documentant rigoureusement les raisons de cette dérogation.

Qui ?

Différentes catégories de personnes peuvent prétendre à des remboursements de frais de déplacements :

  • salariés,
  • membres du conseil d’administration,
  • autres membres de l’association,
  • personnes externes (personnes qui ne sont pas membres ou qui ont une prise en charge par micro-financement, intervenants à des conférences, etc.)

Somme remboursée

Transport

Nous avons choisi de toujours rembourser les déplacements en train ou avion en classe économique. Nous permettons cependant les voyages dans la classe supérieure dans certains cas :

  • trajets longs (plus de 5 heures),
  • tarifs identiques ou inférieurs,
  • nécessité pour travailler (présence de prises électriques, wifi…),
  • raison médicale.

Ces exceptions doivent être validées avant le déplacement.

Hébergement

Il est souvent difficile de fixer un montant maximum de remboursement pour l’hébergement car les tarifs peuvent varier fortement selon les villes, les quartiers, la date de réservation. En France nous avons donc opté pour les hôtels 3 étoiles, de type Ibis.

Repas

Les repas sont remboursés aux frais réels, avec un montant maximum de 23€.

Déplacements à l’étranger

Seulement pour les salariés et membres du conseil d’administration, qui voyagent plus fréquemment, et seulement pour les repas, nous avons choisi le remboursement forfaitaire (per diem) pour les déplacements à l’étranger. En effet, ces déplacements donnent généralement lieu à des nombreuses petites dépenses, avec des reçus en langue et devise étrangères, qui sont lourds à traiter.

Nous alignons le montant de remboursement sur le barème destiné aux personnels civils de l’État. Ce type de barème est souvent élevé, on peut alors décider de rembourser seulement un pourcentage du barème.

Soutiens

Voir aussi