Subventions:Conférence/Mises à jour/Septembre 2024
Chers Wikimédiens,
L'année dernière, nous assisté à certains changements dans la manière de nous réunir en tant que mouvement. Nous avons également entendu des communautés mentionner des besoins croissants et le désir d’une planification plus au préalable, d’une plus grande flexibilité et de ressources autres que le financement.
En conséquence, à partir de septembre 2024, le programme du Fonds de conférence et d'événements introduira 3 mises à jour et modifications concernant:
- Une cadence de conférences plus prévisible pour permettre des délais prédéterminés et une planification à long terme;
- Le processus de soumission et de planification des événements régionaux, en mettant l’accent sur le processus décisionnel mené par la communauté pour les rassemblements régionaux;
- Et un nouveau système de soutien structuré de la Fondation Wikimédia ainsi que des domaines de soutien supplémentaires proposés.
1. Cadence prévisible et plan de financement préalablement approuvé pour 3 ans
Le programme du fonds de conférences propose désormais une nouvelle voie de financement et permet aux organisateurs d'événements régionaux de soumettre leurs propositions de conférence jusqu'à 3 ans à l'avance. Nous acceptons désormais les candidatures pour les années 2025-2026, 2026-2027 et 2027-2028. Si vous souhaitez postuler uniquement pour l'année à venir, veuillez suivre le calendrier standard et le processus de soumission.
Les objectifs principaux sont:
- Permettre plus de flexibilité aux organisateurs en matière de temps de planification.
- Travailler avec des communautés et des affiliés qui n’ont peut-être pas la capacité et l’expérience requises actuellement, mais qui peuvent les développer au fil du temps.
- Donner un engagement conceptuel aux organisateurs régionaux pour ces événements pré-approuvés.
- Accorder plus de temps pour établir des partenariats, des parrainages, des préparations de visas et des collaborations sur Wiki.
Nous ne prendrons actuellement en compte que les propositions pour les grands événements régionaux basés sur les 8 régions identifiées et sur une base annuelle. Nous pourrions également envisager des événements thématiques mondiaux (tels que la conférence EduWiki, la conférence globale GLAM) à une fréquence de 2 à 3 ans, mais cela se fera au cas par cas.
Les communautés intéressées n'ont pas nécessairement besoin de choisir un lieu, de rédiger des contrats ou de trouver des sponsors. L'équipe de la Fondation Wikimédia est là pour vous aider!
Si un affilié, un groupe ou une communauté Wikimédia dans une région est intéressé par l'organisation d'un événement régional, veuillez exprimer votre intérêt en soumettant une demande.
Veuillez lire attentivement les critères et prêter une attention particulière à l'exigence d'une preuve publique d'un accord/alignement/décision communautaire sur le lieu d'hébergement/l'affilié. Après avoir soumis votre manifestation d'intérêt, assurez-vous de nous envoyer un e-mail à conferencegrants
wikimedia.org.
2. Mécanisme de décision dirigé par la communauté
En poursuivant notre ambition de rapprocher nos communautés régionales du processus décisionnel au sein de leurs régions, nous aimerions travailler davantage à l’amélioration des connexions et de l’alignement régionaux, en demandant que les décisions sur les pays/affiliés d’accueil soient prises de manière collaborative au sein des communautés régionales. À partir de septembre 2024, dans le cadre du processus d’examen, et afin d’être éligible à une approbation 3 ans à l’avance, nous vous demanderons, dans le cadre de la proposition, de soumettre une preuve publique d’un accord/alignement/décision communautaire sur le lieu/affilié d’accueil. Cela peut être présenté et facilité sous la forme d’une discussion communautaire publique; d’un vote; d’un ‘processus d’appel d’offres’; d’une discussion sur Le Bistro ou d’une décision d'un comité directeur/hub, et peut être dans n’importe quelle langue. Si vous n’avez pas actuellement de pôle régional, de comité directeur ou de toute autre forme de structure de direction régionale et que vous souhaitez notre aide pour faciliter une telle décision, veuillez nous contacter.
3. Système de soutien structuré de la WMF avec des offres supplémentaires
Nous savons que l’organisation d’une conférence dirigée par la communauté nécessite beaucoup de temps, d’efforts et de ressources – bien au-delà du financement. C’est pourquoi nous allons commencer à intégrer un système de soutien plus complet pour les organisateurs, par l’intermédiaire des équipes régionales et programmatiques de la Fondation Wikimédia.
Certains des nouveaux services offerts aux organisateurs d’événements régionaux comprendront:
- Soutien du département des communications: Le principal point de contact pour toute conférence régionale ou thématique du département des communications sera un membre de l'équipe de communication du mouvement, en particulier les spécialistes régionaux de la communication du mouvement, qui travaillent avec les autres équipes au sein du département des communications sur les besoins spécifiques des conférences.
- L'équipe de communication du mouvement fournira un soutien global en matière de communication stratégique et soutiendra l'équipe centrale d'organisation pour répondre aux besoins émergents de la conférence. De plus, en fonction des besoins, elle travaillera avec les équipes de presse, de marque, de communication externe et d'autres équipes concernées pour fournir un soutien supplémentaire à l'équipe centrale d'organisation de la conférence, selon leurs besoins.
- Soutien de l'équipe de voyage: À partir de cette année, et pour tous les événements régionaux, les vols, l'hébergement et les déplacements des bénéficiaires de bourses et des membres de l'équipe centrale d'organisation seront directement gérés, réservés et payés par l'équipe de voyages et de rencontres de la Fondation Wikimédia. Cela comprendra également les contrats d'hôtel, les réservations de chambres et éventuellement aussi les contrats de location de salles dans les cas où l'hôtel est utilisé comme lieu de réunion. Grâce à l'aide de l'équipe de voyage, nous espérons maximiser le budget, accéder à de meilleurs tarifs et, bien sûr, alléger une grande partie du fardeau des organisateurs bénévoles.
- Soutien aux partenariats: En tant qu'organisateurs, un responsable régional des partenariats sera nommé pour travailler avec vous à l'identification et au développement de collaborations potentielles et d'opportunités de partenariat pour soutenir les besoins logistiques et programmatiques de la conférence. Les partenaires peuvent soutenir leur participation au programme (par exemple, participation à des tables rondes et à des ateliers), soutenir certains besoins logistiques au cas par cas et, de manière générale, participer à la conférence en tant que participants pour en savoir plus sur le mouvement dans votre pays et/ou région. L'équipe des partenariats a soutenu les organisateurs dans le passé, soit en participant directement avec eux, ou en tant que conseillers.
D’autres domaines de soutien concerneront les stratégies d’atténuation juridique et l’évaluation des risques, l’aide à l’identification des besoins en produits et en technologie, le soutien aux ressources communautaires et, bien sûr, l'aide de l’équipe des conférences et des événements qui vous rencontrera régulièrement et vous soutiendra dans tout autre domaine requis.
Veuillez noter que certains de ces services peuvent également être proposés aux organisateurs d'événements thématiques, en fonction du cadre de l'événement proposé. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus.
Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour comprendre ces changements, veuillez nous contacter sur conferencegrants wikimedia.org.
L'équipe Ressources communautaires de la Fondation Wikimédia soutient les fonds de la Fondation Wikimédia. Nous offrons des opportunités de financement, des conseils et d'autres ressources au Mouvement Wikimédia.