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보조금:컨퍼런스/컨퍼런스 관리 리소스

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컨퍼런스 관리 리소스

성공적인 컨퍼런스를 계획하고 실행하는 데 도움이 되는 이벤트 페이지 템플릿, 샘플 설문 조사, 물류 가이드 및 기타 리소스.

일반 정보

이벤트 페이지

  • CEE 회의 2016
  • 위키컨퍼런스 인도 2016: 첫 페이지는 계획 프로세스의 여러 단계에서 업데이트되었습니다. 예를 들어, 행사 전날에는 행사장으로 가는 방법에 대한 지침이 첫 페이지에 업데이트되었으며, 도시 외부에서 오는 참가자를 위한 최고의 버스, 기차 또는 기타 지상 교통편에 대한 정보가 포함되었습니다.
  • 위키컨퍼런스 북아메리카

원격 이벤트 조직

설문 조사

  • 이벤트 평가 툴킷 - 이 페이지에서 위키미디어 재단이 위키마니아 및 기타 지역 및 주제별 이벤트와 같은 대규모 이동 이벤트를 평가하는 데 사용하는 기본 질문 목록을 찾을 수 있습니다. 자신의 이벤트를 평가하기 위해 이 설문지의 일부를 자유롭게 사용하십시오. 다음을 찾을 수 있습니다: 등록 질문; 참가자를 위한 이벤트 후 질문 및 참가자를 위한 후속 질문.
  • 커뮤니티 참여 설문조사 1: "이 설문 조사는" 보조금 신청을 완료하는 데 "필요합니다". 설문조사의 목적은 커뮤니티가 이벤트에서 집중하고자 하는 토론 주제, 프로젝트 및 기술을 식별하는 것입니다.
  • 커뮤니티 참여 설문조사 2: 대규모 커뮤니티에서 의견을 수집하는 경우 리더에게 첫 번째 설문조사를 완료하도록 요청하고 이 템플릿을 사용하여 두 번째 객관식 설문조사를 만드세요. 이렇게 하면 최우선 순위를 더 쉽게 식별할 수 있습니다.
  • 위키마니아 2015 종료 설문조사: 평가적이며 다음 행사 계획을 위한 몇 가지 회고적 질문을 포함합니다. 두 번째 탭에는 해커톤에 대한 설문 조사 질문이 포함되어 있습니다. 주제는 업데이트되어야 하며 모든 질문은 매년 컨퍼런스 목표의 변경 사항에 따라 검토되어야 합니다.

등록

귀하의 등록 페이지는 이벤트가 참석을 원하는 모든 사람에게 열려 있는지 또는 이벤트가 장학금 수혜자와 초대된 참가자에게 닫혀 있는지를 명확하게 밝혀야 합니다.

또한 제안된 등록 양식에 자금을 지원할 수 있는 이벤트 평가 툴킷을 참조하십시오.

여행 장학금 정책

장학금 자격

  • 여행 장학금 수혜자는 현지 가맹단체 및 위키미디어 재단과 좋은 관계를 유지해야 합니다. 이것은 장학금 신청자가 우호적인 공간 정책이나 기한이 지난 보조금 보고서와 관련하여 진행 중인 문제가 없어야 함을 의미합니다.
  • 가맹단체를 대표하는 여행 장학금 수혜자는 가맹단체가 일하는 주요 위키미디어 프로젝트에서 양호한 상태여야 합니다.

성별 균형

가맹단체가 컨퍼런스에 참석할 대표자를 한 명 이상 선택할 때 서로 다른 두 성별의 대표자를 선택하도록 노력해야 합니다. 이것이 가능하지 않은 경우, 가맹단체는 그룹의 성별 다양성을 개선하기 위한 계획을 수립하고 이 성별 다양성 계획을 연간 가맹단체 보고서에 포함해야 합니다.

여행자 책임

장학금 수혜자는 이벤트에 참석하고 참여할 것으로 예상됩니다. 이벤트에 참석하거나 참여하지 않는 장학금 수혜자는 1년 동안 WMF가 후원하는 이벤트(위키마니아 및 위키미디어 컨퍼런스 포함)에 대한 여행 장학금을 받을 수 없습니다.

  • 장학금 수혜자가 컨퍼런스로 가는 길에 항공편(또는 연결 항공편)을 놓친 경우 항공편 재예약에 대한 모든 비용을 지불해야 합니다.
  • 장학금 수혜자가 컨퍼런스를 떠나는 항공편(또는 연결 항공편)을 놓친 경우, 직접 새 항공편 비용을 지불하거나 컨퍼런스 주최자에게 새 항공편 예약을 요청할 수 있습니다. 컨퍼런스 주최자가 새 항공편 비용을 지불하는 경우 장학금 수령인은 1년 동안 WMF가 후원하는 이벤트(위키마니아 및 위키미디어 컨퍼런스 포함)에 대한 여행 장학금을 받을 자격이 없습니다.
  • 장학생이 행사에 참석할 수 없는 경우, 항공권이 취소될 수 있도록 여행 예정 시간 최소 24시간 전에 주최자에게 알려야 합니다. 취소에 여행 보험이 적용되지 않는 경우 장학금 수령인은 1년 동안 WMF가 후원하는 행사(위키마니아 및 위키미디어 컨퍼런스 포함)에 대한 여행 장학금을 받을 수 없습니다.
  • 장학금 수혜자가 여행이 예약되기 전에 이벤트에 참석할 수 없다고 주최자에게 알리면 향후 장학금을 받을 수 있습니다.

회의 참가자를 위한 보험

무엇을 다루나요?
일반적으로 보험은 의료 및 일부 보안 필요에 대한 보장을 제공합니다. 수하물 분실, 항공편 취소 또는 연결편 놓친 참가자에게는 적용되지 않습니다. 또한 컴퓨터, 지갑 또는 기타 장치와 같은 분실 또는 도난 품목에는 적용되지 않습니다. 적용 범위에 대한 추가 질문은 conferencegrants wikimedia org에 문의하십시오.
누가 다루나요?
컨퍼런스 보조금을 통해 여행 자금이 지원(또는 상환)되는 컨퍼런스 참가자에게는 위키미디어 재단의 보험 정책이 적용됩니다. 이 보장은 부분 및 전체 여행 장학금 모두에 적용됩니다. 위키미디어 지부의 연간 계획 보조금과 같은 다른 위키미디어 재단 보조금을 통해 여행이 보장되는 참가자도 보장됩니다. 여행이 보장되지 않거나 여행 장학금으로 환급되지 않는 참석자는 WMF 보험이 적용되지 않습니다.
보험 보장은 이벤트가 개최되는 국가 "외부"에서 여행하는 컨퍼런스 참가자로 제한됩니다. 의료 지원이 필요한 국내 참가자는 개인 보험을 사용해야 합니다.
여행 장학금 수혜자 목록이 확정되면 이 목록을 conferencegrants wikimedia org로 보내어 위키미디어 재단 직원이 귀하의 컨퍼런스에 누가 포함되는지 알 수 있도록 하십시오.

우호적인 분위기 정책

우호적인 분위기 정책(종종 "안전한 공간 정책" 또는 "괴롭힘 방지 정책"이라고 함)은 회의 및 행사에서 괴롭힘을 방지하는 데 도움이 되는 중요한 방법 중 하나입니다. 이러한 유형의 정책은 행동에 대한 기대치를 설정하고 증가된 참여자의 다양성을 지원합니다. 또한 회의 주최자에게 이벤트 중단을 최소화하면서 신속하게 괴롭힘을 처리하는 방법에 대한 지침을 제공합니다. 모든 WMF 수혜자는 대면 이벤트를 위한 친근한 공간 정책을 가지고 있어야 합니다. 이러한 유형의 정책은 서로 다른 문화적 맥락에 맞게 수정해야 할 수 있으므로 하나의 특정 정책을 사용하도록 요구하지 않는다는 점을 이해합니다.

  • 위키미디어 재단 행사를 위한 우호적인 분위기 정책: 상황에 맞게 이 정책을 사용하거나 조정할 수 있습니다.
  • 이벤트를 안전하게 유지 소책자. 이 리소스 키트는 이벤트를 조직할 때 유용할 수 있는 몇 가지 모범 사례에 대한 짧고 쉽게 접근할 수 있는 요약입니다. 결정적인 리소스는 아니지만 이벤트에서 안전 문제를 처리할 때 조언과 지침을 제공해야 합니다.
  • 또 다른 귀중한 리소스는 이벤트 안전 교육 모듈이 될 것입니다. 이 교육은 이벤트 주최자가 이벤트에서 발생하는 괴롭힘 또는 학대 사건을 처리하는 데 도움을 주기 위한 것입니다. 이 모듈을 완료하는 데 약 10분이 소요됩니다.
  • 위키미디어인 주최자에게 지식 형평성을 더 잘 지원하는 방법을 가르치기 위해 만들어진 더 큰 다양성을 위한 커뮤니티 툴킷(CTGD)를 읽고 사용하는 것이 좋습니다. 여기에는 이벤트를 안전하고 친근하게 만드는 데 중점을 둔 모듈과 장애인을 위한 포괄적인 이벤트를 조직하는 데 중점을 둔 모듈이 포함되어 있습니다. 웹 사이트의 사이드바에 나열된 각 주제를 클릭하고 사용 가능한 모든 리소스를 탐색하여 가장 유용한 항목을 확인하는 것이 좋습니다.
  • 우호적인 분위기 지침: 다양한 이벤트에 대한 정책의 예 및 이벤트에서 괴롭힘을 처리하는 방법에 대한 단계별 가이드. 이벤트 조직팀의 모든 구성원은 이 페이지를 읽어야 합니다.
  • 이벤트 한 달 전에 이벤트 페이지에 우호적인 분위기 정책을 눈에 잘 띄게 게시하고 정책 구현을 담당할 자원봉사자를 2명 이상 지명해야 합니다. 프로그램 담당관은 정책을 논의하고 모든 사람이 지침을 따를 준비가 되었는지 확인하기 위해 행사 한 달 전에 핵심 조직 팀 및 우호적인 분위기 팀과 통화 일정을 잡을 것입니다.

접근성

접근성은 "접근할 수 있는 능력"으로 볼 수 있으며 일부 시스템이나 개체의 이점을 누릴 수 있습니다. 이 개념은 장애가 있거나 특별한 요구 사항이 있는 사람이 접근할 수 있도록 하거나 보조 기술을 사용하여 접근할 수 있도록 하는 데 중점을 둡니다.

언어적, 기술적, 문화적, 경제적, 사회적 및 기타 이벤트 장벽을 줄이면서 참가자들이 운동 이벤트에 더 쉽게 접근할 수 있도록 하려면 어떻게 해야 합니까? 주최자를 위한 정보 및 고려 사항 모음을 참조하십시오. 이는 체크리스트가 아니므로 시간이 지남에 따라 더 작고 실행 가능한 독립 실행형 리소스를 추가로 만들거나 강조할 예정입니다.

필수 체크리스트

필수 체크리스트 - 이 체크리스트는 위키미디어 재단 컨퍼런스 보조금 프로그램을 통해 진행되는 이벤트에 필요합니다.

물류

후속

  • 각 세션은 회의 후 위키에 게시된 문서와 함께 잘 문서화되어야 합니다.
  • 모든 세션에는 정해진 시간 내에 후속 조치를 취할 조치 항목과 지정된 사람(한 명 이상)이 있어야 합니다.
  • 이벤트가 끝난 후 몇 달 동안 각 세션에서 지정된 후속 사람들과 체크인할 수 있는 조직 팀의 누군가를 지정해야 합니다. 알림을 제공하고 진행 상황 업데이트를 요청해야 합니다.
  • 장학 수혜자와 사용자 그룹을 대표하는 사람들에게 이벤트 후에 추구할 작업 항목이나 기회에 대해 보고하도록 요청하고 커뮤니티와 공유한 메모에 대한 링크를 제공하는 것을 고려하십시오.
  • 회의 목표 및 예상 결과에 대한 진행 상황을 평가하는 방법과 시기를 결정합니다. 예를 들어 참가자가 새로운 프로젝트에서 공동 작업을 시작했는지 또는 새로운 도구를 사용하기 위해 배운 기술을 사용하기 시작했는지 알아보기 위해 이벤트 6개월 후에 설문 조사를 보낼 수 있습니다.
  • 여행하는 위키미디어인은 집에 머무르는 사람들에게 다음과 같이 보고합니다: 참가자들에게 나중에 지역 사회와 어떻게 공유할 것인지 물어보십시오.
  • 워크숍 피드백 양식: 워크숍이나 세션에서 발표자를 위한 피드백을 수집하고 참가자가 향후 30일 동안 정보를 사용하는 방법을 문서화하는 데 사용할 수 있습니다.

컨퍼런스 프로그램

제안 요청

  • 제출 과정에서 컨퍼런스 목표를 공유하십시오. 제안 작성자에게 자신의 세션이 컨퍼런스 우선 순위에 어떻게 부합하는지 확인하도록 요청하십시오.
  • 발표자에게 결과 목표를 공유하도록 요청합니다(예: "참가자는 세션에 따라 무엇을 배우거나 다르게 수행합니까?").
  • 컨퍼런스 프로그램을 개발할 때 후속 조치를 취할 수 있도록 제안 작성자에게 연락처 정보를 공유하도록 요청하십시오.
  • 워크숍 세션에는 참가자에게 필요할 수 있는 기술/장비, 최대 그룹 규모 및 활동을 완료하는 데 필요한 시간이 포함되어야 합니다.

컨퍼런스 프로그램

  1. 프로그램 기획 그룹이 컨퍼런스를 주최하기 위해 의도한 목표를 어떻게 공유하는지 컨퍼런스 목표를 고려하십시오. 두 가지 관점에서 우선순위를 고려하십시오.
  2. 선택한 우선순위에 따라 제안에 가중치를 부여하고 승인합니다. 서비스할 목표 수와 각 목표에 할애할 시간 비율을 고려하십시오.
  3. 분류별로 제안서를 그룹화하고 분류 내에서 등급을 매겨 각 분류에 대한 순위 제안 목록을 생성합니다.
  4. 일관되고 목표에 대한 정렬, 연사 경험, 형식 우선순위에 맞는 제안 형식, 청중 관심도 등과 같은 요소를 고려하여 점수를 매기는 제안을 위한 루브릭을 개발하십시오.)
  5. 유사한 제안에 주의를 기울이고 다중 발표자 세션 또는 합성 프레젠테이션으로 결합할 수 있다고 제안하는 것이 타당한지 고려하십시오. 이러한 연결은 나중에 특히 잘라야 할 때 중요할 수 있습니다.
  6. 각 우선 순위 분류에 대한 할당 수 설정 할당 할당량까지 각 그룹에서 상위 세션 선택

예시:

아래 표를 사용하여 프로그램에 세션이 포함되어 있고 워크숍이 승인된 교부금 요청에 나열된 우선 순위에 부합하는지 확인하십시오. 교부금 보고서를 위해 이 표를 완성해야 합니다.

설명 우선 순위 컨퍼런스 중 활동 컨퍼런스 보고서
전략 토론:

직접 논의해야 하는 커뮤니티에 영향을 미치는 주요 문제는 무엇입니까?

"귀하의 커뮤니티가 컨퍼런스에서 논의해야 할 중요한 문제나 아이디어를 나열하십시오."
  • 각 문제에 대해 해당 문제를 논의할 세션의 형식을 설명하십시오.
  • 토론 상태 및 계획된 다음 단계에 대한 개략적인 메모입니다.
  • 사람들의 이름은 후속 조치에 대한 책임이 있습니다.
  • 컨퍼런스 참가자가 검토를 위해 제안서 또는 기타 문서의 초안을 작성한 경우 해당 페이지에 링크하십시오.
역량 개발:

지역 사회의 많은 사람들이 배워야 할 중요한 기술이 있습니까?

"역량 강화 세션 또는 워크숍을 나열하십시오."
  • 각 역량 구축 세션에 대해 하나의 목표를 설명하십시오. 예를 들어 더 많은 사람들이 X 도구를 사용할수록 더 많은 사람들이 보조금을 신청합니다.
  • 각 교육 세션에 몇 명이 참여했습니까?
  • 사람들이 컨퍼런스에서 배운 기술을 사용하고 있습니까?
  • 참가자가 이러한 기술을 지속적으로 향상시키기 위해 추가 교육이나 지원을 원합니까?
실무 그룹:

직접 계획해야 하는 공동 프로젝트가 있습니까?

"참가자들이 컨퍼런스에서 함께 작업한 프로젝트를 나열하십시오."
  • 각 프로젝트에 대해 프로젝트 기반 작업이 수행될 세션 유형을 설명하십시오. 예를 들어, 번개 토크로 프로젝트를 발표할 것인가, 사람들이 프로젝트에 참여하는 데 필요한 기술을 배우는 워크숍이 있을 것인가, 새 프로젝트를 시작하기 위한 토론 또는 계획 세션이 있을 것인가?
  • 회의에서 계획된 새로운 프로젝트에 대한 간략한 설명 또는 회의 후 기존 프로젝트에 대한 개선/변경 사항 요약.
  • 후속 조치 또는 프로젝트 완료를 담당하는 사람들의 이름
  • 컨퍼런스 후 새로운 사람들이 프로젝트에 참여했습니까?
커뮤니티 구축:

커뮤니티 구축에 중요한 다른 대면 활동이 있습니까?

  • 재미와 결속을 위해 무엇을 하시겠습니까?
  • 커뮤니티 구성원이 갈등을 해결하는 데 도움이 되는 중재 토론이 계획되어 있습니까?
  • 사람들이 즐거운 시간을 보내고 새로운 사람들을 만났습니까?
  • 충돌이 해결되었거나 이러한 문제를 해결하기 위해 추가 지원이 필요합니까?

효과적인 세션

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