المنح:منح الخطة السنوية/بوابة لجنة توزيع الأموال/تعليقات/تغذية راجعة مفصلة من ويكيميديا ألمانيا بشأن عملية لجنة توزيع الأموال

الدروس المستفادة

شاركت ويكيميديا ألمانيا حتى الآن في جولتين من جولات توصيات لجنة توزيع الأموال . الغرض من هذا التقرير المؤقت هو تلخيص ومشاركة ومناقشة مدى مشاركتنا حتى تاريخه.

حتى الآن تعلمنا الدروس التالية:

1. نحن في حاجة لتأسيس إجراءات اتخاذ قرار تخصص موارد حركة ويكيميديا بشكل يجسد قيمها وثقافة المساهمة التي تتبعها وكلك الشفافية والشراكة والابتكار وما يسمى "ويكي ويكي."
2. يجب أن يكون الهدف الأساسي لهذه الإجراءات هو تحفيز كافة المشاركين. يجب علينا ألا نسمح للخوف من ارتكاب الأخطاء أن يعيق فرص نجاحنا.
3. يجب أن يأخذ في الاعتبار النموذج الذي يضمن تحقيق ذلك أن هيئات الحركة المختلفة تتفاوت في مراحل نموها. ولذلك علينا تحاضي تحديد قيود صارمة على النمو وألا يكون لنا التوقعات ذاتها من كافة المتقدمين بطلبات.
4. المشكلات المتعلقة بعملية لجنة توزيع الأموال هي أعراض لمشكلة النقص العام للوضوح فيما يخص أهدافنا الاستراتيجية عامة المجال وما هو الهيكل الملائم الذي يجب على منظمتنا أن تنتهجه.

يعني تعلم هذه الدروس أن ندرس خبراتنا السابقة كي ننفذ التحسينات اللازمة في المستقبل. وتسعى لجنة توزيع الأموال لتحديد الدروس المستفادة والاستعانة بها لتكون أساس تقييمها وتوصياتها. تساند ويكيميديا ألمانيا هذا السبيل. وعليه نرى أن الدروس الأربعة المذكورة سابقا فرصة لتبسيط والاستفادة المثلى من الأمور وتحسين العملية لكافة المشاركين.

إلى مؤسسة ويكيميديا وأعضاء لجنة توزيع الأموال ومجتمعات ويكيميديا

تسلم ويكيميديا ألمانيا بصحة نوايا لجنة توزيع الأموال الخاص بالجولة الحالية من التوصيات ، كما نشرت في 24 نوفمبر/تشرين الثاني 2013. نحن نقدر ونعترف بالفضل لعمل أفراد مؤسسة ويكيميديا ومتطوعي لجنة توزيع الأموال الذي خصص لاتخاذ هذا القرار. وفي ذات الوقت نود أن ننتهز الفرصة لنقدم تغذيتنا الراجعة المتعلقة بجوانب محددة من القرار علاوة على العملية التي اتبعت للوصول إلى هذا القرار.

قررنا ألا نقدم التماسا يدحض أجزاء من القرار والمتعلقة بويكيميديا ألمانيا. إلا أننا نود أن ننتهز هذه الجولة – ثاني الجولات التي لعبت فيها ويكيميديا ألمانيا دورا فاعلا – كي نبدأ حوارا بناءا يتناول بعض من النقاط الأساسية ومناقشة الاقتراحات الأولية المنصبة على تحسين العملية.

ومع ذلك، نود أن نوضح أننا على دراية تامة بالكم الضخم من الوقت والجهد الذي خصصه أعضاء لجنة توزيع الأموال وموظفي المؤسسة في هذه العملية. ونود أن نشكرهم على عملهم الجاد كما أننا نشكر النوايا الحسنة والدعم المستمر الذي يقدمه كل من هؤلاء المشاركين في تأسيس لجنة توزيع الأموال وتنفيذها لعملها. في النهاية، نرغب جميعا في تثبيت أقدام حركتنا ومساعدتها على تحقيق أهدافها بشكل أكثر فعالية ونأمل أن ينظر إلى ملاحظاتنا بناءا على ما سبق.

المخاطر التي نواجهها – إلى أين سوف تقودنا توصيات لجنة توزيع الأموال للسنة المالية 2013/2014

"الاستقطاعات التي شملت كافة أرجاء المجلس"

لم تحظى أي من الإحدى عشرة المقدمة بكامل مبلغ التمويل، حيث تراوحت مبالغ الاستقطاع ما بين ستة إلى 70 في المئة (النسبة الأخيرة كانت هي المستخدمة مع ويكيميديا الهند). قد ينتج عن هذا تضخم الميزانيات بشكل لا لزوم له في المستقبل كي تضمن الحصول على ما يكفي من التمويل بعد الاستقطاعات الكبيرة المطبقة. هذا الأمر قد لا يكون في صالح حركتنا.

الأخطاء تتكرر مرة أخرى

بوجه عام، لا يتضح لنا من تفسير لجنة توزيع الأموال لقراراتها من هم المتقدمين بطلبات الذين كان عليهم أن يتصرفوا بشكل مختلف كي يتلقوا كامل مبلغ التمويل. ذكرت تفسيراتهم مرارا "معدل النمو" ولكن كيف يمكن للمرء وضع تعريف للنمو السليم والنمو غير السليم؟ غالبا ما تقدم الأسباب بأسلوب مقتضب، وهو ما يصعب على من لا يشاركون في الأمر فهمها. من الصعب استيعاب لماذا وصفت ميزانية بأنها "ضخمة" أو أن مقاييس معينة "سيئة" لو لم يقدم إطارا مرجعيا لها. هذا الأمر لا ييسر على الهيئات المعنية – بالإضافة إلى مقدمي الطلبات في المستقبل – الاستفادة من أخطائهم السابقة.

نوصي أن تتوخى لجنة توزيع الأموال المزيد من الحرص في صياغة أسباب قراراتها وأن يوضح التفسير المقدم ما هي العوامل التي تسببت في أي نوع من أنواع الاستقطاعات حتى يتسنى لمقدمي الطلبات تحسين طلباتهم في المستقبل.

جنون الإنفاق في نهاية العام

لو نظرنا بشكل خاص إلى المقترح الذي قدمته ويكيميديا ألمانيا بررت لجنة توزيع الأموال قرارها أن تستقطع من ميزانية ويكيميديا ألمانيا قائلة أنها لم تنفق كافة الأموال المخصصة لها في السنة الماضية. دون الخوض في تفاصيل الإنفاق الأقل من المتوقع مرة أخرى، نود أن نعلق قائلين أن هذا الأمر قد يشكل سابقة خطيرة. حيث قد يرسل رسالة إلى الفصول المحلية مفادها أن عليهم أن ينقوا كامل ميزانيتهم حتى لو كان من الممكن تخصيص هذه الأموال لتنفق في موعد لاحق.

البحث عن ما يمثل مجتمع – لماذا نحن في حاجة لتحديد اتجاه استراتيجي واضح

المصداقية

يحق فقط للفصول المحلية تقديم الاقتراحات لفترة سنة واحدة. يجعل هذا الأمر من تمويل المشاريع طويلة الأجل أمرا عسيرا. لا يتجسد الخطر في ذلك في مسألة عدم توافر التمويل اللازم، إلا أن أولويات مؤسسة ويكيميديا ومجال تركيزها قد يتغير. لا شك في أن الأولويات قد تتغير ويجب أن تتغير – إلا أن الأمر لا يكون دائما واضحا لماذا تحدث مثل هذه التغييرات وكيف أتخذت القرارات التي جلبت تلك التغييرات في كافة أرجاء الحركة (طالع "تضييق مجال التركيز").

أهداف الحركة

الأولويات لا تتغير فقط؛ إلا أنه لا زال الأمر غامضا فيما يتعلق بما هي الأهداف التي لدينا كحركة وما هو الدور الذي تلعبه الهيئات المختلفة لأجل تحقيقها وما هي المؤشرات التي علينا أن نستخدمها لقياس نجاحها وما هو الدور الذي على هيئات الحركة المختلفة أن تلعبه في هذا الصدد. \nإن نتيجة كل هذا هي أن اغلب المعايير الهامة المرعية في تقييم الاقتراحات غير واضحة تماما. كيف يتعين على هيئة ما أن تحدد اتجاهها الاستراتيجي بما يتماشى ومعايير التمويل التي تتبعها لجنة توزيع الأموال؟ ماذا يعني على وجه التحديد "أن تكون الخطة متوازية مع الأهداف الاستراتيجية لحركة ويكيميديا"؟ أين الحدود وكيف يمكن تفسير ذلك بشكل صحيح؟ طالما أنه لا توجد إجابات شافية على هذه الأسئلة، لن يسع لجنة توزيع الأموال أن تقدم لمقدمي الطلبات أية أسباب واضحة تساند قراراتها.

ختاما، يصعب جدا وضع تعريف واضح لوضع الحركة بالكامل فيما يخص الأهداف ومعايير قياسها، إلا أنه من المهم تحديد استراتيجية يساندها بالفعل كافة الأطراف المعنية في الحركة.

أجزاء الأحجية – لماذا لا زلنا لا نستغل تنوعنا الاستغلال الأمثل

توقعات غير مناسبة

تماثل المتطلبات المطلوبة من الفصول الصغيرة والناشئة والمنظمات المتخصصة (فيما يتعلق بتقديم الاقتراحات ومعايير القياس والحدود القصوى للنمو ورفع التقارير) تلك المطلوبة من الفصول المحلية الأكبر حجما. كما أن برامج التمويل الأخرى التابعة لمؤسسة ويكيميديا (منح المشاريع والفعاليات) ليست خيار ملائم للفصول المحلية الصغيرة التي ترغب في تأسيس هياكل طويلة الأجل.

هناك حل محتمل ألا وهو تصميم "إجراءات مبسطة" للميزانيات الأقل من حد معين، والذي قد يتطلب عملية تقديم طلب أبسط من الحالية ومتطلبات رفع تقارير أقل. أو بديلا عن ذلك، يمكن توسيع هيكل المنح القائم ليصبح تنمية تنظيمية وهيكلية للفصول المحلية وبالتالي تقليص عدد الطلبات المقدمة إلى لجنة توزيع الأموال.

غياب التمييز

إن المر محل تساؤل خاصة بالنسبة للمشاريع التي لها ميزانيات كبيرة ما إذا كان السبيل الذي يتبع نهج الاضطرار دائما إلى تقديم خطة مشروع كاملة إلى لجنة توزيع الأموال صالحا ومنطقيا، حيث أن التمويل قد يكون مطلوبا في بعض الأحيان لجزء من الميزانية.

قد يكون من الأفضل (بل من الأبسط من ناحية الدراسة ورفع التقارير) تصميم نموذج مختلف على المدى المتوسط، حيث يجب فقط تقديم الاقتراح إلى لجنة توزيع الأموال للمجالات المتعلقة مباشرة بمشروع ويكيميديا (مثل تصميم البرمجيات ومساندة المحررين). وعلى ذلك قد لا يتطلب الأمر ضم البرامج التي تمول من مصادر أخرى والتي تتعلق بصفة أساسية بالترويج للمعرفة الحرة خارج نطاق ويكيميديا في الطلبات المقدمة إلى لجنة توزيع الأموال.

التواصل غير كافي

تنفذ كامل عملية تقديم الاقتراحات كتابة، إلا أن أعضاء لجنة توزيع الأموال يجتمعون وجها لوجه. بينما أن هذا النظام يلائم الاقتراحات الصغيرة الحجم، إلا أنه ليس ملائما أو عمليا للميزانيات الأكبر حجما. وعليه، خلال اجتماع لجنة توزيع الأموال القادم نود أن نكون حاضرين كي نجيب على أية استفسارات – سواء بشخصنا أو عبر خاصية الاجتماعات الشبكية. بهذه الطريقة يمكننا الرد على الأسئلة وتوضيح أية أمور غامضة وتلافي سوء الفهم.

نقطة قلقنا الرئيسية هي كيف يمكننا الابتعاد عن النموذج القديم "مقدم الطلب <–> الممول" والاقتراب من عملية تجسد حركتنا: المشاركة، روح رائدة وشراكة متساوية.

هدر غير ضروري للوقت والأموال

يخصص كم هائل من الجهد في هذه العملية برمتها – من جانب الفصل المحلي ومؤسسة ويكيميديا ولجنة توزيع الأموال. هل لدينا أية إحصاءات تتعلق بعدد ساعات الموظفين والمتطوعين (علاوة على التكلفة، مثل الاستشارات والتوسط) التي تستلزمها العملية؟ ورغم أن الاقتراحات تتطلب إنفاق مبالغ كبيرة من المال من حركة ويكيميديا، إلا أنه من المهم الوصول إلى اتزان مقبول بين مقدار البيروقراطية المعني في الأمر والمبلغ المتقدم للحصول عليه.

البيروقراطية

دشنت لجنة توزيع الأموال وعلق عليها آمال كبيرة. وصفت سو غاردنر الهدف من لجنة توزيع الأموال كما يلي: "يجب أن تصبح لجنة توزيع الأموال بمرور الوقت مركزا للتميز في الحركة، من ناحية وضع معايير القياس لكفاية البرامج." إلا أنه يبدو أن هذا الحلم المثالي الأولي يفقد أسسه بمرور الوقت: حيث أن مقدمي الطلبات يشتكون من البيروقراطية ويبدو أن لجنة توزيع الأموال نفسها تنفق وقتها باستمرار في دراسة الطلبات مما لا يترك أي وقت للتعامل مع أمر الاتجاه الذي يجب أن يذهب إليه استخدام الأموال داخل الحركة.

أفكار تتعلق بأعمال جمع الأموال

توجد أسئلة أساسية تتعلق بنموذج تمويل الحركة. في الوقت الحالي لا يعد المال هو العامل المقيد داخل الحركة، كما أن مؤسسة ويكيميديا ركزت كل جهدها بشكل منطقي على نموذج تمويل واحد – "نموذج الكثير من المتبرعين الصغار." \nبينما أن هذا الأمر يعد سبيلا منطقيا للمؤسسة، هل الأمر فعلا في صالح الحركة، بينما تكون الجهات الأخرى تحاول (أو بالفعل مجبرة على) تنويع مصادر دخلها؟ توقفت أعمال جمع التبرعات المحلية بسبب أنها استهلكت ساعات عمل ذات قيمة كبيرة من المتطوعين وترتب عليها نفقات عامة باهظة، بينما أن الأمر كان واضحا أن مؤسسة ويكيميديا كانت في مركز أفضل لجمع التبرعات. لذلك لماذا الآن يجب على الجهات الأخرى أن تنفق على وجه التحديد ساعات المتطوعين القيمة والنفقات العامة هذه كي تحصل على تبرعات من خارج الحركة؟

يجب ذكر أن هذا الأمر لا ينطبق على كافة الجهات. اختارت ويكيميديا ألمانيا عن قصد نموذج تمويل أوسع نطاقا، حيث أننا على سبيل المثال أوسع انتشارا من مؤسسة ويكيميديا ولسنا فقط قائمين كمروجين لموقع ويكيبيديا، بل كجمعية تهدف إلى الترويج للمعرفة الحرة. ولكن، تركز العديد من الجهات فقط على ويكيبيديا، ويجب على مؤسسة ويكيميديا أن تكون مسؤولة عن تمويلها بأسلوب (أ) عميق و(ب) مبسط و(ج) جاهز للمخاطرة.

المستوى التالي – توصيات لأجل المستقبل

من النقاش السابق، نصل إلى الأفكار التالية:

إعادة صياغة العملية برمتها

استناد إلى إيماننا بقوة حركة ويكيميديا، نحن نحتاج لإجراءات تكون قائمة والتي يمكنها تحقيق أمور رائعة (بينما بالطبع أن نكون حريصين في مسألة إنفاق الأموال). يجب أن تتوافر الموارد المطلوبة لذلك (والتي يعد المال أحدها) دون تعقيدات. يجب أن تكون نقطة البداية والعرف العام هو المبدأ الأساسي الذي يقول أن كل فصل محلي وكل منظمة متخصصة وكل مشروع، كبداية، مؤهل لتلقي الدعم – يجب أن يكون رفض توفير الموارد هو الاستثناء. كما أن الحاجة لتبسيط العملية بشكل كبير أمر وثيق الصلة بما سبق – وذلك بدءا من تقديم الطلبات وصولا إلى رفع التقارير وتقييمها.

استغلال الاجتماعات الدولية

تجتمع الحركة بوجه عام مرتين على الأقل كل سنة – مرة في مؤتمر ويكيميديا في أبريل/نيسان ومرة في ويكيمانيا أثناء فصل الصيف. يجب أن يستغل كلا الاجتماعين كفرصة للنهوض بجزء كبير من أمور الاستشارات الخاصة بالاقتراحات بين لجنة توزيع الأموال ومقدمي الطلبات. علينا أن نبتعد عن المواعيد النهائية الصارمة للاقتراحات والنماذج وعملية اتخذا القرار "التي تتم في الخفاء" وأن نقترب من عملية تتسم بالمشاركة وتوفر الثقة التي تقبلها كافة الأطراف المعنية.

تأسيس استراتيجية مشتركة

أكثر من ذلك، تؤكد المشكلات التي تحيط بعملية لجنة توزيع الأموال مرة أخرى أن الحركة لم تتمكن بعد من وضع استراتيجية مشتركة وعالمية بما فيه الكفاية والتي قبلها كافة الأعضاء. ونتيجة لذلك، لا يوجد لدينا نموذج تنظيمي ناجح لأهدافنا ومهامنا، ولدينا ضعف جلي حينما يتعلق الأمر بتقييم أنشطتنا كما أننا نشهد زيادة في الحنق وخيبة الأمل بين الأطراف المعنية. تلعب مؤسسة ويكيميديا بصفتها الممثل العالمي لحركة ويكيميديا دورا هاما في ترسيخ العمليات والهياكل اللازمة علاوة على بدء مثيلاتها الجديدة حينما يكون الوضع ملائما لذلك.

دعوة

تود ويكيميديا ألمانيا أن توجه الدعوة إلى كافة جهات الحركة لحضور مؤتمر ويكيميديا الذي سيعقد من 10 إلى 13 أبريل/نيسان 2014 للمشاركة في إعادة صياغة عميقة لعملية لجنة توزيع الأموال. في نهاية هذه الأيام الثلاثة في برلين، هدفنا أن نكون قد صممنا عملية تتعلق بتخصيص الموارد والتي تتسم بالملائمة والبساطة والأمن والشفافية والإثمار.

المجلس الإشرافي والمدير التنفيذي لويكيميديا ألمانيا