Grant expectations for Wikimedia France - 2017-2018/fr

5 septembre 2017

Objet : Engagements à souscrire par Wikimedia France pour bénéficier de la dotation 2017-2018

Cher Samuel :

La présente lettre présente certains engagements que Wikimedia France (« WMFR ») sera tenue de respecter afin que la Fondation Wikimedia (« WMF ») puisse verser les fonds au titre de l’Accord de Dotation (« Grant Agreement ») conclu entre nos deux organisations. Nous nous sommes déjà entretenus d’un certain nombre des points soulevés ci-après et nous vous serions particulièrement reconnaissants de bien vouloir souscrire les garanties et engagements utiles pour accompagner WMFR tout au long de cette période.

WMF souhaite soutenir la transition et la pérennité de WMFR. Nous tenons à ce que le personnel et les administrateurs actuels et futurs de WMFR comprennent que le succès du chapitre français revêt une importance particulière à nos yeux. Si vous avez des questions ou interrogations sur ces sujets, veuillez prendre contact avec Katy Love.

WMF doit veiller à la bonne gestion des fonds des donateurs et à ce que les bénéficiaires des dotations répondent à l’ensemble des normes requises à ce titre en termes de responsabilité financière. WMFR doit y parvenir, d’une part, en tant que responsable d’un mouvement soutenu par les dons du public et, d’autre part, pour se conformer aux exigences légales d’une organisation à but non lucratif aux États-Unis. WMF doit veiller, d’une part, à ce que ces fonds soient utilisés à bon escient et efficacement afin de soutenir l’objectif de mission caritative du projet Wikimedia et, d’autre part, à ce que cette utilisation soit valablement reflétée financièrement et sur le plan comptable.

Compte tenu des événements survenus au sein du chapitre l’an passé, de l’avis émis par le Comité d’Attribution des Fonds Wikimedia (« FDC ») et du récent rapport du site de WMF concernant le chapitre, WMF a besoin de garanties supplémentaires pour s’assurer que WMFR est en mesure de remplir ses obligations en qualité de bénéficiaire des dotations. Les attentes décrites dans la présente lettre constituent des orientations provisoires et spécifiques pour que les fonds des donateurs soient utilisés conformément aux valeurs et à la vision de Wikimedia. Cela ne modifie en rien la relation qu’entretiennent WMFR et WMF au titre de l’Accord de Coopération (« Chapter Agreement ») et il n’y a là aucune volonté de s’immiscer dans les opérations régulières du chapitre. Ces attentes se fondent sur des questions de conformité juridique, de comptabilité financière et de gouvernance, tel qu’exposé dans l’Accord de Dotation en date du 29 juin 2017, pour le plan de dotation annuel de 2017-2018 (l’« Accord de Dotation »), et sont, comme indiqué, conformes aux obligations incombant à WMF en vertu du droit américain, en qualité d’association caritative.

Ces derniers mois, les informations rapportées concernant la direction, les responsabilités et la gouvernance de WMFR ont suscité de vives préoccupations. Nous souhaitons vous faire part des attentes liées aux dotations afin d’aller de l’avant conjointement et de dissiper ces préoccupations. Nous pensons que ces progrès permettront de garantir l’évolution pérenne du chapitre.

Le Conseil d’Administration de WMF a donné instruction à la Directrice Exécutive de WMF de veiller à ce que les fonds alloués soient utilisés de manière appropriée, selon les meilleures pratiques fiscales et de gouvernance. Les fonds dus au titre de l’Accord de Dotation seront versés par échéance, en fonction des progrès enregistrés par WMFR au regard des demandes énoncées ci-après. Les dotations s’élèvent à [343,000 EUR] et seront versées en trois échéances. Nous souhaiterions programmer ces versements les 30 septembre, 31 octobre et 31 janvier. Chaque paiement est subordonné au respect des conditions énoncées ci-après, à la satisfaction de WMF, et au respect continu des autres conditions de l’Accord de Dotation. Si WMFR n’est pas en mesure de répondre à ces attentes, WMF pourra, à son absolue discrétion, décider de résilier l’Accord de Dotation en application de son Article 2. Toutefois, nous espérons sincèrement que cela ne sera pas nécessaire et que nous pourrons continuer de financer les activités de WMFR, au soutien de la communauté Wikimedia en France. Nous espérons pouvoir discuter régulièrement des progrès enregistrés par WMFR pour répondre à ces conditions. Nous nous tenons à la disposition du Conseil d’Administration de WMFR et sommes prêts à répondre aux questions que vous pourriez avoir dans ce cadre.

Conditions révisées au titre de la dotation

1e échéance

WMF anticipe que WMFR remplira les conditions suivantes avant le 30 septembre 2017 pour pouvoir bénéficier du premier versement de 85 750 EUR :

1. Mettre en place une comptabilité rigoureuse des fonds

Pour bénéficier des fonds, WMFR doit s’assurer que les dépenses font l’objet d’un suivi, en adéquation avec leur source de revenu. Au minimum, WMFR devra être en mesure de suivre et comptabiliser séparément l’ensemble des dépenses financées par les dotations de WMF dans le système comptable de WMFR. Cette exigence se fonde sur l’Article 1 de l’Accord de Dotation WMF et est nécessaire pour établir, notamment, que les fonds ne sont pas utilisés de manière inappropriée, pour des activités de lobbying ou à des fins politiques. WMFR pourra satisfaire à cette exigence en remettant une lettre d’un commissaire aux comptes qualifié qui confirmera que la comptabilité des fonds en place permet au chapitre de se conformer aux dispositions de l’Accord de Dotation.

2. Fournir des explications financières à WMF

Nous vous remercions de communiquer la documentation suivante afin d’expliquer les montants dus à WMF au titre des accords de levée de fonds en 2011-2013 et des montants conservés au titre des allocations du FDC :

1. Rapports de auditeurs concernant les comptes, certifiés par des commissaires aux comptes pour les exercices 2011, 2012 et 2013.
2. Comptabilité générale liée aux accords de levée de fonds et aux montants dus à WMF pour l’année civile 2011 (janvier 2011 – décembre 2011), l’exercice 2012 (janvier 2012 - juin 2012) et l’exercice 2013 (juillet 2012 - juin 2013). La comptabilité générale pour ces périodes doit inclure : l’ensemble des montants obtenus dans le cadre des accords de levée de fonds, des montants conservés par WMFR au titre des objectifs de revenus de WMFR et de ses dépenses liées à la levée de fonds, et des montants dus et versés à WMF.

Dans l’hypothèse où l’une de ces pièces ne serait pas à ce jour disponible, WMFR pourra fournir une lettre certifiant que celles-ci ne peuvent être communiquées et fournira des pièces équivalentes, lorsque ce sera possible.

3. Considérer avec la plus grande prudence l’usage de menaces judiciaires à l’encontre des membres du chapitre et de la communauté et en informer et fournir les explications nécessaires à WMF et autres renseignements en ce sens.

WMF est préoccupée par ce qui semble être un nombre significatif (et, d’après notre expérience, inhabituel) de mises en demeure, tant à l’oral que par écrit, visant à menacer d’introduire d’éventuelles actions en justice. Celles-ci ont été établies par ou pour le compte de la direction du chapitre à destination des anciens salariés et administrateurs, entre autres. Cet usage ne semble pas être en adéquation avec les valeurs d’ouverture et de collégialité de Wikimedia ni, selon nous, avec les meilleures pratiques visant à encourager la libre expression entre les personnes dont les points de vue divergent, pas plus qu’il ne semble permettre de résoudre les conflits de manière optimale.

Cela ne veut en aucun cas dire que WMF cautionnerait les incivilités les plus manifestes au sein de la communauté Wikimedia. Toutefois, s’agissant des mesures prises par le chapitre, nous souhaiterions que, si le chapitre estime de bonne foi qu’une éventuelle action en justice peut se justifier, il tente au préalable de résoudre les problèmes rencontrés autrement que par l’usage de la menace.

Nous vous demandons de bien vouloir informer WMF et fournir des explications si vous deviez à nouveau envisager l’introduction d’actions en justice par le chapitre. Nous souhaitons par ailleurs être informés si, de l’avis de la direction du chapitre, il y a lieu d’engager une action contre d’actuels ou anciens administrateurs ou salariés.

Si WMFR devait mettre en demeure, voire bel et bien introduire des actions en justice à l’encontre de membres de la communauté (y compris d’actuels ou anciens administrateurs ou salariés) sans en informer au préalable WMF et lui en fournir les motivations, WMF pourra cesser le versement des fonds alloués. Cette exigence n’a vocation ni à soustraire WMFR à l’application de la loi, ni à l’empêcher d’introduire les actions prévues par le droit applicable. Toutefois, conformément à nos politiques, procédures et accords, WMF se réserve le droit de mettre fin au financement de WMFR si nous devions conclure que des menaces de procès ont à nouveau été utilisées de manière inappropriée pour étouffer la valable participation de la communauté civile au sein du chapitre.

4. Communiquer un budget révisé pour le reste de l’exercice 2017-2018

Nous vous remercions de nous communiquer un budget révisé qui tiendra compte des modifications de la dotation du FDC par rapport à la demande de dotation initialement faite par WMFR, y compris toute utilisation des fonds à partir des réserves de WMFR. Ce budget devra être publié sur Méta-wiki en français et en anglais.

5. Informer WMF, dans les meilleurs délais et par écrit, si WMFR entend disqualifier des candidats à l’élection du conseil d’administration qui se tiendra en septembre, en motivant cette disqualification.

6. Confirmer qu’une assemblée générale se tiendra le 9 septembre

WMF anticipe que l’assemblée générale se tiendra le 9 septembre. Cette assemblée se déroulera conformément aux statuts et règles de procédure de l’organisation. WMFR devra disposer d’administrateurs compétents et légitimes, ouverts à des relations constructives avec WMF.

7. Mettre en place des canaux de communication avec les membres

Nous vous remercions de communiquer à WMF un projet afin d’ouvrir les communications sur la liste de distribution des membres du chapitre. WMFR devra assurer un environnement ouvert pour les communications des membres, en ce incluse la possibilité de communiquer entre membres, qui ne sera modérée que lorsque nécessaire.

8. Honorer les promesses faites à WMF au cours de la visite du site

Si le chapitre ne procède pas aux modifications organisationnelles promises à WMF au cours de la visite du site, WMF se réserve le droit, à son absolue discrétion, de cesser toute mise à disposition ultérieure de fonds.

2e échéance

WMF anticipe que WMFR remplira les conditions suivantes avant le 31 octobre 2017 pour pouvoir bénéficier d’un nouveau versement de 114 333 EUR :

1. Collaborer dans le cadre de l’audit sur le mode de gouvernance

WMF communiquera une liste d’experts recommandés et demandera à WMFR de s’engager à confier à l’un d’entre eux la réalisation d’un audit de l’organisation. Nous comptons sur la collaboration de WMFR et souhaitons que des progrès raisonnables soient enregistrés lors de cet audit en octobre.

2. Communiquer un projet de recrutement et de développement des administrateurs

En amont de la préparation de l’assemblée générale du 22 octobre, WMFR devra établir un projet qui détaillera les compétences recherchées par le conseil d’administration chez les candidats au poste d’administrateur, un plan stratégique pour recruter les candidats adaptés ainsi qu’une liste de candidats potentiels. WMFR devra remettre ce projet à WMF pour témoigner des progrès enregistrés pour stabiliser la gouvernance sur le long terme.

Le chapitre devra envisager des postes d'administrateurs par interim, le cas échéant. WMFR devra disposer d’administrateurs et de cadres dirigeants performants et légitimes.

;3. Confirmer à WMF que ni Marie Alice Mathis ni Samuel Le Goff ne démissionneront avant la fin de l’audit de gouvernance

WMF souhaite que l’organisation veille à la stabilité et à la pérennité des instances dirigeantes. WMFR devrait demander à Marie Alice Mathis et Samuel Le Goff de ne pas démissionner du conseil d’administration par anticipation au cours de l’audit de gouvernance. Si un administrateur envisage de démissionner, WMFR devra en informer sans délai WMF et fournir les motifs de cette démission.

3. Confirmer à WMF que les administrateurs siégeant au CA à la date du 9 septembre seront invités à participer de façon active à l'audit de gouvernance

WMF souhaite que l’organisation veille à la stabilité et à la pérennité des instances dirigeantes. WMFR devra travailler avec les administrateurs en poste au 9 septembre 2017 de façon à ce qu'ils puissent rester au CA ou soient disponibles pour l'audit de gouvernance. Comme prévu dans le grant agreement, WMFR fournira des informations à WMF pour tout changement important dans la composition du CA ou l'équipe salariée.

4. Tenir une assemblée générale le 22 octobre, conformément aux règles de l’organisation

WMF anticipe que WMFR tienne une assemblée générale le 22 octobre. Cette assemblée se déroulera conformément aux statuts et règles de procédure de l’organisation. Lors de cette assemblée, le chapitre devra permettre aux membres d’élire les nouveaux administrateurs en remplacement des sièges laissés vacants.

5. Maintenir des canaux de communication ouverts entre les membres.

WMFR devrait maintenir ses efforts en faveur d’une communication ouverte entre les membres, conformément au projet communiqué en septembre.

6. Honorer les promesses faites à WMF au cours de la visite du site

WMFR devrait continuer de respecter les engagements souscrits à l’égard de WMF au cours de la visite du site, et notamment accompagner la bonne transition des instances dirigeantes.

7. WMF pourra formuler des demandes supplémentaires, en fonction de l’évaluation de la situation par WMF à cette date, si WMF le juge nécessaire au regard des progrès et autres évolutions constatés au sein de WMFR

3e échéance

WMF anticipe que WMFR remplira les conditions suivantes avant le 31 janvier 2018 pour pouvoir bénéficier de la dernière échéance de 142 917 EUR (solde des fonds à verser au titre de l’Accord de Dotation) :

1. Mettre en œuvre les recommandations fondées sur l’audit de gouvernance, à la satisfaction de WMF (ou enregistrer des progrès significatifs en ce sens, tels qu’établis par WMF).

2. Fournir à WMF un rapport qui décrira les améliorations mises en place au sein du chapitre en termes de gouvernance.

3. Communiquer un rapport d’avancement semestriel régulier sur les activités financées par les dotations.

Nous croyons que de bonnes pratiques de gouvernance sont essentielles et nécessaires pour que tout le chapitre puisse prétendre bénéficier de fonds significatifs de la part du mouvement Wikimedia. Nous avons été tout à fait convaincus des efforts de coopération du chapitre au cours de notre visite du site en juillet 2017. Nous souhaitons réaffirmer notre volonté de soutenir le chapitre dans le cadre de ses progrès pour satisfaire ces exigences. Nous vous demandons de bien vouloir nous répondre par écrit, dans les sept jours à venir, pour nous confirmer que vous serez en mesure d’honorer ces attentes.

Une fois votre accord obtenu, nous souhaiterions rédiger une déclaration conjointe de la part de WMF et WMFR à destination du mouvement et au soutien de la communauté Wikimedia en France. Nous pensons que cette déclaration sera bénéfique à l’ensemble des parties et constituera une étape commune importante pour témoigner notre engagement collectif en faveur de la vigueur, la continuité et le succès du mouvement Wikimedia en France.

N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.

Cordialement,

Katy Love, pour le compte de la Fondation Wikimedia