Digital Annual General Meeting/Wikimedia Deutschland 2020

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Introduction

Die diesjährige Mitgliederversammlung von Wikimedia Deutschland wurde aufgrund von COVID-19 nicht analog, sondern erstmals digital abgehalten. Die Entscheidung zur digitalen Ausrichtung der Mitgliederversammlung wurde Anfang April getroffen. Somit blieb verhältnismäßig wenig Zeit, das Konzept umzustellen und einen passenden Dienstleister für die digitale Umsetzung zu finden. Die Veranstaltung fand am Sonntag, den 21. Juni 2020 von 11 bis 16.30 Uhr statt.

Die Entscheidung fiel auf die Voting Partner GmbH, den deutschen Partner der global tätigen Lumi. Wir benötigten einen erfahrenen Partner an unserer Seite, der uns bei der Entwicklung des Konzepts und bei der Umsetzung unterstützte und der unsere umfangreichen Anforderungen erfüllte. Zwei weitere Dienstleister für Streaming (BLT) und für Bild- und Tonregie (edelmat) komplettieren das Feld der verpflichteten Dienstleister.

Bei der Auswahl der Software waren mehrere Kriterien ausschlaggebend. Wir suchten ein Tool, das ein Videokonferenzsystem oder einen Live-Stream mit einer Web-App kombinierte, das Pre- und Live-Votes durchführt und einen Messenger-Service beinhaltet bzw. bestenfalls kombiniert. Zudem sollten die Live-Votes kurzfristig, innerhalb von 5 bis maximal 10 Minuten ausgewertet werden. Zusätzlich sollten Echtzeit-Abstimmungen mit sofortiger Auswertung abgehalten werden und der Zugriff auf das redaktionelle Backend des Chats für das Team möglich sein.

Insgesamt wurden drei verschiedene Benutzergruppen identifiziert: aktive Mitglieder, die einen geheimen und authentifizierten Zugang zur Web-App benötigen, Fördermitglieder, die einen authentifizierten Zugang benötigen (um Fragen im Messenger stellen zu können) und Gäste, die lediglich den Live-Stream verfolgen können.

Technisch war besonders wichtig, dass die Mitgliederversammlung auch im digitalen Raum rechtssicher sein muss und den Datenschutzanforderungen Genüge tun muss, was im digitalen Raum eine ganz neue Herausforderung darstellte. Wir haben versucht, die Tagesordnungspunkte 1:1 ins Digitale zu übertragen. Fragen und Anträge sollten im Voraus über die Web-App gestellt werden, die zwei Wochen vor der Veranstaltung live ging. Generell wurde das Rederecht in Schriftform angeboten, was zuvor rechtlich geprüft wurde. So sollte ein gewisser Zeitrahmen der Live-Veranstaltung eingehalten werden.

In der Geschäftsstelle von Wikimedia Deutschland wurde im größten Raum mit 170 qm eine Art “Fernsehstudio”-Situation mit Vorstand, Vorsitzendem des Präsidiums und der Versammlungsleitung aufgebaut. Der Live-Stream wurde in der Web-App übertragen.

What went well?

Die diesjährige Mitgliederversammlung hatte mit 245 Teilnehmenden, die über den Großteil der Zeit eingelogged blieben, und 351 Mitgliedern insgesamt, die sich über den Tag verteilt ein- und ausgelogged haben, (von rund 1.000 Anmeldungen) die höchste Anmelde- und Teilnehmendenzahl, die je erreicht wurde. Viele der Teilnehmenden nahmen zum ersten Mal an einer Mitgliederversammlung teil. Im Nachgang gab es viel positive Rückmeldung zum digitalen Format. All das spricht dafür, dass ein digitales Format eine größere Zielgruppe anspricht und Menschen inkludiert, die normalerweise nicht zu einer analogen Mitgliederversammlung anreisen würden oder physisch nicht können.

Zudem haben wir es geschafft, nicht nur die Fernwahlen im Voraus abzuhalten, sondern diese mit Live-Wahlen während der Veranstaltung zu verbinden. Das war nicht nur technisch, sondern auch vom Ablauf und datenschutzrechtlich eine Herausforderung, weshalb viele andere Verbände und Vereine, die ihre Mitgliederversammlungen aktuell digital abhalten, darauf verzichtet haben. Wir haben die Herausforderung gemeinsam mit unserem technischen Dienstleister erfolgreich gemeistert.

Gewählt wurden dieses Jahr das 7. Präsidium von Wikimedia Deutschland sowie zwei Kassenprüfende. Zudem wurde über zwei fernwahlpflichtige Anträge und zwei nicht-fernwahlpflichtige Anträge abgestimmt. Die Ergebnisse der Wahlen findet ihr hier.

Natürlich stellte uns auch die technische Umsetzung einer digitalen Mitgliederversammlung vor eine große Herausforderung. Wir schafften stabile technische Rahmenbedingungen, die es uns ermöglichten, die Mitgliederversammlung ohne größere “Hickups” über die Bühne zu bringen. Der Schlüssel dazu war eine sehr enge Abstimmung mit allen Beteiligten im Vorfeld und die Professionalität und Erfahrung der Dienstleister.

Diese Leistung war nur durch die großartige Zusammenarbeit im Team möglich war. Für alle war die digitale Mitgliederversammlung eine ganz neue Herausforderung. Doch das komplette Team hat großartig zusammengearbeitet und am Ende war es ein toller Erfolg für alle Beteiligten.

What did we learn?

Einer der wichtigsten Punkte, den wir bei der Ausrichtung einer digitalen Veranstaltung gelernt haben, ist, dass analoge Formate nicht 1:1 in die virtuelle Welt übertragen werden können. Das bezieht sich auf mehrere Aspekte.

Erstens erfordert die Inszenierung einer digitalen Veranstaltung ein neues Rollenverständnis aller Beteiligten, da sich die Aufgaben und Zuständigkeiten verändern. Daher sollte im Voraus genau untersucht werden, was sich durch die Übertragung ins Digitale inwiefern ändert, und was das für die jeweiligen Rollen bedeutet. Beispielsweise ist es für die Versammlungsleitung wichtig, dass keine Gesprächspausen entstehen, weil sonst der Eindruck bei machen Teilnehmenden entsteht, der Stream funktioniere nicht mehr.

Zudem war es eine große Herausforderung, alle Programmpunkte einzubinden, die digitale Veranstaltung rechtssicher, datenschutzkonform und satzungsrechtlich abzuhalten sowie den (zeitlichen) Rahmen teilnehmendenfreundlich zu gestalten. Ein Beispiel hierfür ist die Dauer der Veranstaltung. Mehrere Stunden aufmerksam auf den Bildschirm schauend einem Live-Stream zu folgen und dabei aufnahmefähig zu bleiben, ist generell sehr schwierig. Uns ist klar, dass die Länge der digitalen Mitgliederversammlung dieses Jahr eine Herausforderung für einige Teilnehmende dargestellt hat. Dies ist ein Punkt, an dem wir in Zukunft arbeiten werden.

Die verwendete Abstimmungssoftware war funktional und sehr stabil, aber in der Benutzendenführung und im Benutzungserlebnis alles andere als “state of the art”. Die datenschutzrechtlich richtige Abwicklung ist bei virtuellen Wahlen nicht zu unterschätzen. Wir haben die Datenschutzhinweise auf unserer Website extra um einen weiteren Punkt “Digital Members’ Meeting” ergänzt, damit allen klar ist, welche Beteiligte über welche Daten verfügen. Die in der Wahlordnung von Wikimedia Deutschland beschriebenen Aufgaben der Zählkommission verändern sich deutlich: sie verifizieren die Berichte des elektronischen Abstimmungstools.

What's next?

Getreu dem Motto „nach dem Spiel ist vor dem Spiel“ widmen wir uns schon jetzt dem Konzept für die 26. Mitgliederversammlung in 2021. Diese wird wie gewohnt zum Sommeranfang abgehalten. Dabei berücksichtigen wir selbstverständlich das durchweg positive Feedback zur digitalen Ausrichtung. Unsere erste rein virtuelle Mitgliederversammlung bestärkt uns in unserem Ansatz, unseren Mitgliedern die jährlichen Versammlungen künftig online zugänglich zu machen. Wir möchten uns dabei nicht nur auf eine Plattform, eine Technologie oder ein Gerät alleine beschränken, sondern alle Wechselbeziehungen und Kommunikationskanäle des virtuellen Systems zugleich nutzen. Unser „best-case-scenario“ wäre, einen Austragungsort mit einem hybriden Veranstaltungsformat zu kombinieren.