Найкращі практики для планування зустрічей
| Індекс зустрічей |
|---|
|
Списки зустрічей Інструменти Кращі практики, найкращий досвід, найкраща практика дивлячись з яким контекстом використовувати |
Ми плануємо багато зустрічей у Вікімедіа: часто онлайн та у різних часових поясах. Ось кілька найкращих практик та інструментів.
Онлайн зустрічі
Вибір дня і часу: Зазвичай
- З'ясуйте, з якого часового поясу або міст найімовірніше будуть ваші учасники. Зустрічі впродовж стандартного робочого дня і часу на дорогу можуть бути зручними для деяких людей, але точно не для всіх; багато (можливо, більшість) волонтерів можуть брати участь лише ввечері або на вихідних.
- Цей планувальник зустрічей з конвертором часу на UTC допоможе вам знайти вдалий час для зустрічей.
- Якщо у вас є люди з усіх куточків світу: наприклад, з Австралії, Каліфорнії, Європи - вам, ймовірно, доведеться запланувати (щонайменше) дві зустрічі, щоб узгодити час. Інакше комусь доведеться залишатися до 1:00 ночі.
- Оголошувати весь час у 24-годинному часі UTC. Корисно вказати кілька стандартних конвертацій (наприклад, PST, IST) і посилання на сайт світового годинника. Сказати "зустріч о 13:00" без контексту не має сенсу.
- Сезонність: Пам'ятайте про нюанси, пов'язані з переходом на літній/зимовий час (так званий перехід на літній/зимовий час)! У різних країнах час змінюється в різні тижні, тому найбезпечнішим варіантом завжди є обговорення часу за Гринвічем (який не змінюється). Інструмент планування зустрічей [1] (і ці два посилання [2] Календар на 2012 рік, [3] Майбутні зміни) попередить вас, якщо певна країна переходить на літній час. Зверніть увагу, що посилання на пори року в повідомленнях про зустрічі не є корисним, оскільки у нас є учасники в обох півкулях.
- Обов'язково повідомляйте про зустріч заздалегідь: щонайменше за тиждень, а краще - довше. У багатьох людей графік роботи і подорожей розписаний на кілька тижнів наперед. Оголосіть про зустріч у відповідному списку розсилки та на вікі-сторінках обговорення. Переконайтеся, що ви надіслали його до відповідних публічних списків, якщо це публічна зустріч.
- Надішліть нагадування у ті самі списки та сторінки обговорення за день до зустрічі.
- Будьте в курсі інших зустрічей, які можуть відбутися в той же час, і намагайтеся уникати конфліктів з ними. (Чи можна десь записувати інші зустрічі?)
Вибір дня та часу: мала група
- Для невеликої групи, де кожен має брати участь, інструмент для опитування Doodle надзвичайно корисний. Будь-хто може створити опитування Doodle і будь-хто може заповнити його. Нижче наведено кілька практичних порад щодо використання Doodle (відповідає етапам налаштування опитування):
- Крок 1: (загальне) -- введіть описову назву опитування та безумовно вкажіть свою адресу електронної пошти.
- Крок 2: (пропозиції щодо часу – дні) -- надайте кілька варіантів дня, обов'язково заздалегідь попередивши
- Крок 2: (пропозиції часу – тимчасове) -- надайте кілька варіантів часу, дотримуючись наведених вище вказівок; ви можете спочатку використати інструмент світового часу, щоб отримати діапазон прийнятного часу. Важливо: натисніть «увімкнути підтримку часового поясу» та переконайтеся, що ви вводите час у правильному часовому поясі (PST, UTC тощо). Натиснувши це посилання, усі учасники зможуть вибрати власний часовий пояс, коли вони побачать опитування.
- Крок 3: (налаштування) -- Корисно вибрати посилання «налаштування», а потім вибрати «так-ні-якщо потрібно», оскільки це дає змогу людям показувати час, коли вони можуть бути доступні.
- Крок 4: (запрошення) -- виберіть «ви надсилаєте запрошення», оскільки це дасть вам посилання, яке можна опублікувати електронною поштою, у вікі тощо.
- Doodle також надішле вам посилання для адміністрування; ви можете використовувати це для редагування опитування.
- Як альтернатива: публікація діапазону днів і годин на вікі-сторінці та надання кожній особі підпису під часом, коли вони доступні, також добре працює, особливо коли зустріч публічна, але невелика, і кожен учасник, імовірно, буде на вікі.
- Легко захопитися наданням учасникам великої кількості варіантів дати та часу, що може ускладнити учасникам заповнення форми, а координатору – вибір оптимальної дати. Спробуйте зберегти близько десяти варіантів, які, ймовірно, підійдуть більшості учасників (це дещо різниться залежно від групи – деяким групам зайнятих людей потрібно більше варіантів, іншим – менше).
Місце
Спробуйте скористатися інструментом Центр подій/Реєстрація, щоб запланувати вашу подію.
- IRC (англ. Internet Relay Chat) протокол прикладного рівня для обміну повідомленнями в режимі реального часу: Дивіться Найкращі практики проведення відкритих зустрічей в IRC та відповідну документацію. Якщо ви використовуєте IRC, обов'язково повідомте про канал у своїх повідомленнях, а також переконайтеся, що у когось є ops.
- Google Hangouts: може використовуватися до 10 учасників або 25, якщо організовує хтось із адресою електронної пошти 1 долар.
- Зауважте, що Hangouts під обліковим записом Wikimedia буде обмежено за замовчуванням і не дозволить зовнішнім людям підключатися.
- Вам потрібно натиснути піктограму запрошення у верхньому правому куті та змінити відеокімнату з «Лише зустріч Wikimedia Foundation» на «Будь-хто, хто має посилання». «Це потрібно робити кожного разу, коли ви відкриваєте відеокімнату» (вона не пам’ятає, що ви використовували минулого разу).
- Навіть якщо вибрано «Будь-хто з посиланням», кожного учасника, який приєднається, потрібно буде вручну схвалити організатор зустрічі «під час приєднання».
- Інші онлайн-локації (веб-трансляції, Skype тощо): чи все налаштовано? Що потрібно людям, щоб приєднатися до зустрічі? Обов’язково вкажіть цю інформацію. Перегляньте рекомендації щодо відеозустрічі, щоб отримати поради щодо організації зустрічі в Skype.
- Чи подумали ви, скільки людей приєднається до зустрічі та чи витримує місце проведення таку кількість людей? (Наприклад, голосовий чат Skype стикається з проблемами, коли кількість учасників перевищує 5.) Також розгляньте необхідні типи участі (наприклад, повний учасник, «приховувач» у реальному часі, слухач після зустрічі) і сплануйте відповідне місце.
Примітки щодо UTC
- ось досить технічна стаття про UTC
- ось менш технічна стаття
- Важливо знати: UTC є стандартом світового часу; кожен інший часовий пояс у світі вимірюється в годинах, відмінних від UTC (тобто -8, +5 тощо). Він не змінюється з сезонами. Залежно від сезону це може збігатися з британським часом (UTC – це те саме, що GMT/середній час за Гринвічем, але не те саме, що BST/британський літній час). Це корисно, тому що кожен може конвертувати в/з UTC зі свого місця, не турбуючись про те, що помилиться на годину (що не підходить для зустрічей) для всіх інших.
Особисті зустрічі
Усе вищезазначене стосується, але ви також маєте потурбуватися про:
- час подорожі -- скільки часу знадобиться вашим учасникам, щоб туди дістатися?
- планування поїздок -- якщо людям потрібно прилетіти, їх потрібно попередити за 2 тижні+. Хто координує поїздку?
- графіки роботи -- багатьом волонтерам важко взяти відпустку протягом робочого тижня. Це потрібно враховувати; скільки часу потрібно попереджати вашим учасникам, щоб взяти відпустку з роботи?
- часовий пояс -- знати, у кого та в який час (залежить від напрямку подорожі).
- дистанційна участь -- чи будуть учасники, які не можуть прийти особисто, яким потрібно взяти участь?
- витрати на проїзд -- яким учасникам необхідно відшкодувати витрати на відрядження та способи їх відшкодування.
- потрібно більше порад для фактичного ПРОВЕДЕННЯ зустрічей в окремому передовому досвіді!