AG Verantwortungsstruktur 2010/Strukturmodell

Durch die Mitgliederversammlung 2010 wurde die zweite AG Verantwortungsstruktur berufen, die die Ergebnisse der ersten Arbeitsgruppe aufgegriffen und weiterentwickelt hat.

In drei Mails [1] über die Mailingliste des Vereins haben wir euch über den Diskussionsstand und die Planungen der Arbeitsgruppe auf dem Laufenden gehalten. Wir sind nun soweit gekommen, dass wir euch einen Vorschlag in Form einer Satzungsänderung vorstellen und euch zur Diskussion darüber einladen. Wir möchten möglichst viele Meinungen und Anregungen einfangen und so den Entwurf gemeinsam mit euch zu optimieren.

Bevor wir in die Diskussion für die Zukunft einsteigen, lenke ich den Blick noch einmal zurück, nämlich auf die Intention der Arbeitsgruppe, ihre Ursprünge und die Zwischenergebnisse.

Warum machen wir das eigentlich?

Nach deutschem Vereinsrecht ist die Haftung auch von ehrenamtlichen Vorständen für die Handlungen des Vereins, seiner Organe und seiner Angestellten sehr weitreichend. Vorstände haften dabei sogar mit ihrem Privatvermögen. Dieses enorme persönliche Haftungsrisiko des ehrenamtlichen Vorstands im Verhältnis zur tatsächlichen Zuständigkeit für die vereinsinternen Entscheidungen war im Frühjahr 2009 der Ausgangspunkt der Mitgliederversammlung, eine AG Verantwortungsstruktur ins Leben zu rufen.

Das persönliche Haftungsrisiko in Verbindung mit dem wirtschaftlichen Wachstum des Vereins bereitete dem Verein, zum Beispiel bei der Suche nach möglichen Vorstandskandidaten, die genau aus diesem Grund ein solches Amt nicht übernehmen möchten, in der Vergangenheit durchaus Schwierigkeiten.

Unsere Satzung sieht in § 10 Abs. 7 eine Begrenzung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit vor und bildete damit das, was gesetzlich seit September 2009 durch den § 31a BGB nun allgemein geregelt wurde, bereits seit Gründung ab.

Die Grenze zwischen leichter und grober Fahrlässigkeit ist fließend. Dazu kommt die besondere Diskrepanz, die zwischen der wirtschaftlichen Entwicklung einerseits und der ausschließlich ehrenamtlichen Tätigkeit des Vorstands liegt. Eine Aufgabe des Vorstands ist die Kontrolle und Aufsicht über die Geschäftsführung, gepaart mit einem hohen Haftungsrisiko. Gerade durch die positive Entwicklung des Vereins entsteht ein Mehr an Verantwortung. Die Möglichkeiten eines ehrenamtlichen Vorstands, dieser wachsenden Verantwortung in demselben wachsenden Umfang gerecht zu werden, sind begrenzt. Die Vorstandsmitglieder halten sich nicht am Sitz des Vereins auf, sie gehen der Vorstandstätigkeit während ihrer Freizeit nach, sie benötigen umfassende Kenntnisse und Fähigkeiten, um die Aufsichtsfunktion überhaupt wahrnehmen zu können.

Auch die Anstellung eines hauptamtlichen Geschäftsführers führt nicht zu einer kompletten Aufgabenübertragung der Geschäftsführung weg vom Vorstand. Der Vorstand kann und darf die Geschäftsführung nicht vollständig in die Hände eines Geschäftsführers legen, selbst wenn es ein exzellenter Geschäftsführer ist. Die Tatsache, dass dies vielfach anders gehandhabt wird, löst nicht die Haftungsfrage an sich.

Beim Geschäftsführer greift, da es sich um einen einfachen Angestellten handelt und nicht um ein Organ, die für den Angestellten vorteilhafte Rechtsprechung zur Arbeitnehmerhaftung. Folge: Der ehrenamtliche Vorstand haftet grundsätzlich voll, kann sich dann vielleicht auf eine Haftungsbegrenzung („es war nur leichte Fahrlässigkeit“) berufen, der hauptamtliche Geschäftsführer haftet im Regelfall nicht voll. Auch diesen Widerspruch können wir mit einer entsprechenden strukturellen Änderung (aus dem angestellten Geschäftsführer wird ein hauptamtlicher Vorstand, der dann als Organ voll haftet) lösen.

Es ist für die Stabilität der Vereinsorgane und die Ausgewogenheit zwischen ehrenamtlichem Engagement und Haftungsrisiko unumgänglich, strukturelle Maßnahmen zu ergreifen, die eine eindeutige Zuordnung der Haftung zur Folge haben, anstatt sich auf ein Haftungsprivileg zu verlassen und zu hoffen, dass es noch leichte und nicht bereits grobe Fahrlässigkeit ist.

Die Aufgabe der Arbeitsgruppe Verantwortungsstruktur, die ihr durch die Mitgliederversammlung übertragen wurde, war daher klar umrissen [1]: Modelle für eine Vereinsstruktur zu entwickeln, in der die Verantwortungsstruktur der Bereiche Geschäftsführung und Kontrolle der Geschäftsführung der Verteilung der Aufgaben und der Verantwortung für die Durchführung entsprechen. Ziel war, für diese Haftungsfrage eine Lösung zu finden und beschlussreif vorzubereiten.

Aus dieser Aufgabenstellung ergibt sich auch, wofür die AG nicht zuständig war: Allgemeine Reform der Vereinsstrukturen, bessere Einbindung und Beteiligung von Mitgliedern an Entscheidungen, Lösungen für kritisierte Kommunikationsschwächen oder Ideen zum allgemeinen Vereinsbild, seiner Selbstdarstellung und seiner Wahrnehmung.

Was ist bisher geschehen?

Die erste Arbeitsgruppe

Die Mitgliederversammlung 2009 beschloss die Gründung der ersten Arbeitsgruppe Verantwortungsstruktur. Sie hatte folgende Aufgaben:

die bestehenden strukturellen Defizite unter Berücksichtigung der weiteren Entwicklung des Vereins festzustellen und zu dokumentieren,
ein Modell für die zukünftige Strukturierung der Funktionen „Geschäftsleitung“ und „Kontrolle der Geschäftsleitung“ zu entwickeln,
dieses Modell den Mitgliedern zur elektronischen Diskussion zu stellen,
das Modell auf einer außerordentlichen Mitgliederversammlung zur Beschlussfassung vorzustellen.

Mitglieder der Arbeitsgruppe waren aus dem Vorstand Michail Jungierek und Alice Wiegand, der Kassenprüfer Martin Zeise, Ron Affelt aus der Mitgliedschaft und der Anwalt Oliver Brexl. Ein weiterer Vertreter der Mitgliedschaft fand sich nicht, so dass der grundsätzlich vorgesehene zweite Platz für ein Vereinsmitglied nicht besetzt wurde. Die gesetzten Aufgaben konnten durch die Arbeitsgruppe leider nicht abschließend erfüllt werden. Ablauf, Erfahrungen und Ergebnisse wurden im April 2010 auf Meta veröffentlicht.[2]

Die zweite Arbeitsgruppe

Nun stand also die unerfüllte Aufgabe noch immer im Raum, was zu einer Neuauflage der Arbeitsgruppe durch die Mitgliederversammlung 2010 führte.[3] Aus der Sammlung der Vorschläge für die gebotene Verteilung der Verantwortungslast wurden vier zur näheren Untersuchung herangezogen und die Aufgaben der neuen Arbeitsgruppe wurden basierend auf den vorliegenden Ergebnissen der ersten konkretisiert:

die Vorschläge 1.3 (Beschluss des Jahresbudgets durch die Mitgliederversammlung), 1.4 (zusätzliche Rechte für Kassenprüfer), 2.1 (Ehrenamtliches Präsidium/Hauptamtlicher Vorstand) sowie 2.2 (Teilweise hauptamtlicher Vorstand) eingehend auf ihre Machbarkeit sowie ihre Konsequenzen für die Arbeitsweise der Vereinsorgane sowie der laufenden Vereinstätigkeiten zu prüfen
auf der Basis dieser Prüfung ein Modell für die zukünftige Strukturierung der Funktionen „Geschäftsleitung“ und „Kontrolle der Geschäftsleitung“ zu entwickeln,
dieses Modell den Mitgliedern zur elektronischen Diskussion zu stellen
das entwickelte Modell auf einer außerordentlichen Mitgliederversammlung zur Beschlussfassung vorzustellen

Mitglieder der Arbeitsgruppe sind aus dem Vorstand Michail Jungierek und Alice Wiegand, der Geschäftsführer des Vereins Pavel Richter, der Kassenprüfer Dirk Peschel, Martina Nolte und Olaf Simons aus der Mitgliedschaft und der Anwalt Oliver Brexl. Martina Nolte beendete ihre Mitgliedschaft in der Arbeitsgruppe im September 2010.

Was sind die Ergebnisse?

Beschluss des Jahresbudgets durch die Mitgliederversammlung

Machbarkeit

Eine Budgetplanung mit aggregierten Posten für einzelne Bereiche kann im Rahmen der Jahresplanungen erstellt werden. Sie bietet einen Überblick über die geplante Mittelverwendung und stellt inhaltliche Schwerpunkte der Vereinsarbeit dar. Die Zuständigkeit der Mitgliederversammlung für den Beschluss kann in der Satzung festgelegt werden.

Konsequenzen für die Arbeitsweise der Vereinsorgane

Für den Vorstand bedeutet dies, dass er die Mittelverwendung mit expliziter Zustimmung der Mitglieder gestalten kann. Innerhalb der Grenzen der jeweiligen Budgets kann der Vorstand über die Verwendung der Mittel entscheiden. Dies gibt dem Vorstand die erforderliche Handlungsfreiheiten, im Einvernehmen mit den Mitgliedern den Verein zu führen. Für die Mitgliederversammlung vereinfacht es die Entlastung im darauf folgenden Jahr, da sich Ergebnisse an den Planungen messen lassen.

Konsequenzen für die laufenden Vereinstätigkeiten

Die Maßnahmenplanung erhält Budgetrahmen, was einen flexiblen Umgang in der Umsetzung und Ausgestaltung einzelner Maßnahmen ermöglicht, gleichzeitig aber Schwerpunkte in der Mittelverwendung setzt. Einschränkungen für in das kommende Jahr übergehende Maßnahmen entstehen nicht, da sie sich in den Budgetrahmen wiederfinden.

Zusätzliche Rechte für Kassenprüfer

Machbarkeit

Zusätzliche Rechte für Kassenprüfer können durch Satzungsänderung festgelegt werden. Sie erweitern den Handlungsspielraum der Kassenprüfer und ermöglichen die Einsetzung einer weiteren Kontrollinstanz, ohne eine dahingehende Verpflichtung auszusprechen. An das Amt selbst werden dabei keine weiteren, die Übernahme möglicherweise erschwerenden, Voraussetzungen gestellt.

Konsequenzen für die Arbeitsweise der Vereinsorgane

Lediglich die Kassenprüfer sind davon betroffen, ihr Aufgabenfeld wird um weitere Handlungsmöglichkeiten erweitert.

Konsequenzen für die laufenden Vereinstätigkeiten

Die Ausweitung der Rechte hat keinen Einfluss auf laufende Vereinstätigkeiten.

Ehrenamtliches Präsidium/Hauptamtlicher Vorstand

Machbarkeit

Die Einsetzung eines weiteren Gremiums und die Festlegung der Hauptamtlichkeit des Vorstands ist durch eine Satzungsänderung möglich. Es erfolgt eine Umschichtung von Aufgaben des jetzigen ehrenamtlichen Vorstands zum Präsidium, der Kernbereich der Geschäftsführung konzentriert sich vollständig auf den hauptamtlichen Vorstand.

Konsequenzen für die Arbeitsweise der Vereinsorgane

Die Arbeitsweise der Organe ändert sich kaum durch eine Verschiebung des Haftungsrisikos auf den geschäftsführenden Vorstand. Kontroll- und Aufsichtspflichten liegen beim ehrenamtlichen Präsidium, das auch für die Bestellung des Vorstands zuständig ist. Genehmigungsvorbehalte, die derzeit beim ehrenamtlichen Vorstand liegen, werden auf das Präsidium übertragen, so dass weiterhin eine regelmäßige Budgetkontrolle stattfindet. Die Mitgliederversammlung wählt weiterhin das Aufsichtsorgan des Vereins, das Präsidium, und ist in der Folge nicht nur für die Entlastung des Vorstands sondern auch für die des Präsidiums zuständig.

Konsequenzen für die laufenden Vereinstätigkeiten

Für die laufenden Vereinstätigkeiten ergeben sich nur wenige Änderungen, da sie wie bereits jetzt im Verantwortungsbereich der Geschäftsstelle liegen.

Teilweise hauptamtlicher Vorstand

Machbarkeit

Eine Regelung zur Aufteilung des Organs in eine ehrenamtlichen und einen hauptamtlichen Teil kann in der Satzung getroffen werden, zum Beispiel durch die Festlegung eines hauptamtlichen BGB-Vorstands und ehrenamtliche Beisitzer. Der Gesamtvorstand wird wie bisher durch die Mitgliederversammlung gewählt.

Konsequenzen für die Arbeitsweise der Vereinsorgane

Die Trennung des Vorstands in einen hauptamtlichen und einen ehrenamtlichen Teil führt unweigerlich zu einer Distanzierung innerhalb des Gremiums, im schlimmsten Fall zu einem Vorstand erster und zweiter Klasse. Dazu kommen Unklarheiten bei Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Kandidaten für den BGB-Vorstand müssen in der Lage sein, ein Beschäftigungsverhältnis einzugehen; unter Umständen ein bestehendes für die Dauer ihrer Amtszeit aufzugeben.

Konsequenzen für die laufenden Vereinstätigkeiten

Für die laufenden Vereinstätigkeiten ergeben sich nur wenige Änderungen, da sie wie bereits jetzt im Verantwortungsbereich der Geschäftsstelle liegen.

Das Modell

Das entwickelte Modell baut auf einer Struktur auf, die von einem hauptamtlichen Vorstand und einem ehrenamtlichen Präsidium getragen wird und lehnt sich an die Ausführungen von Christian Koch an, die im März 2009 auf socialnet.de veröffentlicht wurden.[4] Zu betonen ist, das hier keine weitere organisatorische Ebene geschaffen wird, sondern sich die jetzigen Organe quasi „verschieben“: Aus der jetzigen hauptamtlichen Geschäftsführung wird der hauptamtliche Vorstand und aus dem jetzigen ehrenamtlichen Vorstand wird das ehrenamtliche Präsidium.

Diese Basis wird ergänzt durch erweiterte Rechte der Kassenprüfer, womit eine zusätzliche Kontrollinstanz geschaffen wird. Darüber hinaus wird die Verantwortung der Mitgliederversammlung erweitert und gestärkt, indem sie über den jährlichen Wirtschaftsplan, eine nach inhaltlichen Schwerpunkten ausgerichtete, aggregierte Darstellung der Einnahmen und Ausgaben des Vereins, beschließt. Mit der Einbeziehung von insgesamt drei der durch die erste Arbeitsgruppe angeregten Lösungsansätze berücksichtigt dieses Modell mehrere für den Verein unverzichtbare und maßgebliche Organe, erweitert ihren Verantwortungsbereich maßvoll, um in der Summe eine ausgewogene Verteilung von Zuständigkeit, Verantwortung und Haftung zu gewährleisten.

Wie sieht die neue Struktur aus?

Modell der Arbeitsgruppe

Das Organigramm zeigt den möglichen zukünftigen Aufbau des Vereins und die Beziehungen zwischen den einzelnen Organen. Neben dem Präsidium findet sich hier ein Beirat. Diese Idee schlummert bereits eine Weile in den Überlegungen zur Strukturänderung, wurde aber durch die Arbeitsgruppe noch nicht weiter spezifiziert. Dieses Gremium soll den Vorstand bei Entscheidungen mit Expertenwissen unterstützen, fehlende Kompetenzen einbringen und beratend und unterstützend bei Entscheidungen des Präsidiums eingebunden werden.

Modell Olaf Simons

Olaf Simons erhielt in der Sitzung der Arbeitsgruppe vom 1. Oktober 2010 den Auftrag, seine Vorstellungen von größerer Partizipation der Community in einem weiteren Modell zu erarbeiten, da diese Überlegungen nicht vom eigentlichen Auftrag der Arbeitsgruppe getragen werden.

Sein Modell kommt in den Grundstrukturen mit dem Modell I überein (es folgt in den Benennungen "Aufsichtsrat" und "Vorstand" dabei dem von Christian Koch gegeben Ratschlag 4), es verlagert jedoch die Projekte aus der Unterordnung unter die Geschäftsführung in einen eigenen Bereich, in dem über sie entschieden wird, und in dem sie nachher als Vereinsarbeit in der Hand der Initiatoren bleiben. Das Modell erfordert, dass WMDE hierfür eigene Entscheidungsverfahren und ein eigenes Entscheidungsgremium für die Projektarbeit bildet.

Wie ist die neue Struktur beschrieben?

Auf Satzungsentwurf ist der Entwurf der neuen Satzung im Vergleich zur aktuellen Satzung dargestellt. Dieser Vorschlag ist das Ergebnis der Arbeitsgruppe gemäß Auftrag aus der Mitgiederversammlung. Änderungen sind farblich hervorgehoben.

Dem von Olaf Simons vorgelegten Modell ist ein eigener Text zur Aufgabenverteilung beigefügt.

Diskussion

Zur Diskussion nutzen wir das Forum, die Diskussionsplattform von Wikimedia Deutschland. Auf der Diskussionsseite habe ich sowohl für allgemeine Betrachtungen als auch für die einzelnen Paragraphen der Satzung jeweils Diskussionsstränge angelegt. Das ermöglicht uns einen Austausch unter Nutzung der technischen Möglichkeiten, die das Forum bietet. Idee dahinter ist, sowohl einen einfachen Zugang zu Einzelthemen zu bieten, als auch den Blick auf das Gesamtbild nicht zu verstellen. Jedem soll die Möglichkeit gegeben sein, sich einzubringen und den Diskussionen zu folgen.

Ob dieser Aufbau sich in der Diskussion dauerhaft bewährt, wird sich zeigen. Bei Bedarf können wir jederzeit Diskussionen auf eigene Seiten ausgliedern oder auch ganz andere Ideen umsetzen.

Wie geht es weiter?

Die Diskussionsphase im Forum wird laufend durch die Mitglieder der Arbeitsgruppe begleitet. Wir werden versuchen, Anregungen, die Anpassungen am Satzungsentwurf zur Folge haben, laufend zu diskutieren und gemeinsam zu Formulierungen zu finden, die in den Entwurf eingearbeitet werden können.

Die Arbeitsgruppe trifft sich im Dezember erneut entweder persönlich oder in einer Telefonkonferenz, um die bis dahin diskutierten Vorschläge in den Satzungsentwurf einzuarbeiten, soweit das nicht bereits während der Diskussion geschehen ist. Die Arbeitsgruppe wird dann dem Vorstand einen Vorschlag für die Satzungs- und Strukturänderung vorlegen. Mitte Dezember werden die Mitglieder fristgerecht durch den Vorstand zur außerordentlichen Mitgliederversammlung eingeladen, die am 22. Januar in Berlin stattfinden wird. Die Vorbereitungen und die Suche nach einem geeigneten Tagungsraum laufen bereits.

Abschluss der Arbeiten der Arbeitsgruppe

Die Arbeitsgruppe Verantwortungsstruktur hat ihre Aufgabe mit einer Telefonkonferenz am 3. Dezember 2010 abgeschlossen und legt dem Vorstand einen Satzungsentwurf vor, der mit hauptamtlichem Vorstand als geschäftsführendem Organ und ehrenamtlichem Präsidium als Aufsichtsorgan eine Struktur schafft, in der Handlung und Verantwortung in einer Hand liegen und zukünftigen Entwicklungen des Vereins mit ausreichender Flexibilität begegnet wird.

Die im Forum aufgeworfenen und diskutierten Fragen wurden in den Satzungsentwurf eingearbeitet und mit der Arbeitsgruppe abgestimmt. Die Arbeitsgruppe gibt diesen Entwurf als Ergebnis der Aufgabenstellung geschlossen an den Vorstand weiter, der auf Grundlage dieses Entwurfs einen Antrag zur Reform der Verantwortungsstruktur in die außerordentliche Mitgliederversammlung am 22. Januar 2011 einbringt. Olaf Simons hat angekündigt, sein Modell als eigenen Antrag einzubringen.

Verweise

Dokumente

Diskussion

Diskussion im Vereinsforum (Login erforderlich)